Het kan handig zijn om meerdere calculatiesets aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan afzonderlijke sets voor particulieren en bedrijven, jaarlijkse indexaties of specifieke inkoopproducten. In Stamgegevens kun je verschillende calculatiesets aanmaken. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet.

Nieuwe calculatieset opbouwen

Ga naar [Inhoud] > [Onderdelen] > [Calculatiesets] om de lijst met calculatiesets te openen.

Wanneer je een calculatieset selecteert, zie je de onderstaande velden. Klik op [Nieuw] om een nieuwe calculatieset aan te maken. Vervolgens verschijnt het invoerscherm voor de nieuwe calculatieset. Na het aanmaken van de calculatieset kun je elementen toevoegen. Meer informatie hierover vind je in het artikel Tarieven aanmaken.

Calculatienummer (verplicht)

Het nummer dat je toekent aan de desbetreffende calculatieset. De volgorde van deze nummers is de volgorde waarin ze naar voren komen in de Verkenners van CIVIEL en CALC. Houd er rekening mee dat de volgorde wordt bepaald door het eerst cijfer, waardoor het nummer 100 dus vóór nummer 2 komt.

Omschrijving (verplicht)

Een korte omschrijving van de calculatieset. Hier kun je bijvoorbeeld de naam van een leverancier, een jaartal of een omschrijving van het type elementen opnemen.

Datum

De datum waarop de calculatieset is aangemaakt of voor het laatst is gewijzigd. Deze informatie wordt automatisch bijgehouden door de software.

Status

De status kan actief of passief zijn.

• Actief: de calculatieset is zichtbaar voor gebruikers van CIVIEL en CALC in de Stamgegevensverkenner.
• Passief: de calculatieset wordt verborgen in de Stamgegevensverkenner. Gebruikers van de Stamgegevensapplicatie kunnen de set nog wel bekijken.

Met deze instelling kun je bepalen welke calculatiesets zichtbaar zijn voor eindgebruikers.

Opmerking

Een vrij invoerveld waarin je notities kunt vastleggen die betrekking hebben op de gehele calculatieset.

Bestaande calculatieset dupliceren

Je kunt ook een bestaande calculatieset kopiëren. Wanneer je met meerdere rekenlagen werkt, is het vaak efficiënter om een bestaande calculatieset te dupliceren en vervolgens alleen de tarieven aan te passen. Op deze manier neem je alle rekenlagen over en hoef je deze niet opnieuw op te bouwen. Het inlezen van prijslijsten via Excel is alleen mogelijk voor tarieven. Ga naar [Inhoud] > [Onderdelen] > [Calculatiesets] en selecteer de calculatieset die je wilt kopiëren. Kies vervolgens [Inhoud] > [Dupliceren].

Er verschijnt een melding waarin wordt gevraagd of je een kopie wilt maken van de geselecteerde calculatieset. Klik op [Ja] om het dupliceren te starten.

Om informatie bij tarieven verder te specificeren, kun je in Stamgegevens een leverancier, artikelnummer, kostentype of werksoort toevoegen.

Je voegt extra kenmerken aan een tarief toe in het detailvenster. Met deze kenmerken kun je tarieven beter classificeren, filteren en kosten samenvatten. Wil je aanvullende informatie vastleggen? Selecteer dan een tarief en open het detailvenster.

• Kostensoort, kostentype en leverancier zijn alleen beschikbaar op tariefniveau
• Werksoort is beschikbaar op alle rekenlagen. In CIVIEL kan werksoort ook op postniveau worden toegepast.

Voor kostensoort, kostentype, werksoort en leverancier open je het keuzemenu en selecteer je een bestaande waarde. Het veld Artikelnummer is een vrij invoerveld.

Kostensoort

Voor kostensoort is een vaste, niet-aanpasbare lijst beschikbaar met de volgende vijf kostensoorten:

• Arbeid
• Materieel
• Materiaal
• Onderaanneming
• Kosten

Kostentype

Ga naar [Inhoud] > [Onderdelen] > [Kostentypes] om kostentypes te beheren. Een nieuw kostentype voeg je toe via [Inhoud] > [Nieuw].

Werksoort

Ga naar [Inhoud]> [Onderdelen] > [Werksoorten] om werksoorten te beheren. Een nieuwe werksoort voeg je toe via [Inhoud] > [Nieuw].

Leverancier

Ga naar [Inhoud] > [Onderdelen] > [Leveranciers] om leveranciers te beheren. Een nieuwe leverancier voeg je toe via [Inhoud] > [Nieuw].

Houd er rekening mee dat de roodgemarkeerde velden verplicht zijn. Het leveranciersnummer is een uniek nummer dat je aan een leverancier toekent. Iedere leverancier moet een eigen nummer hebben. Wanneer meerdere leveranciers beschikbaar zijn, bepaalt het leveranciersnummer de volgorde in het dropdownmenu. Een leverancier met nummer 1 wordt bijvoorbeeld hoger weergegeven dan een leverancier met nummer 8.

Het veld Opmerking is optioneel. De lengte van een opmerking is niet beperkt tot één regel. Ga vervolgens terug naar [Inhoud] > [Onderdelen] > [Elementen] en selecteer een tarief. De nieuw aangemaakte leverancier is dan beschikbaar in het dropdownmenu van het detailvenster.

Maak je gebruik van moederbestanden (*.bsdoc)? Dan kun je deze eenvoudig inlezen in Stamgegevens. Dat is handig voor organisaties die deze bestanden niet langer willen opslaan op gedeelde mappen of netwerkschijven.

Ga naar [Extra] > [CALC-moederbestanden].

Vervolgens wordt een pop-upvenster geopend. Hier kun je:

Klik op het plussymbool om een bestand toe te voegen. Selecteer vervolgens het gewenste moederbestand (*.bsdoc) in de Windows Verkenner en klik op [Openen]. Na het inladen wordt het geselecteerde bestand weergegeven in het overzicht.

Na het inladen zie je het gekozen bestek terug in het onderstaande overzicht:

Moederbestanden

Zodra het bestand is ingeladen, open je CALC. Open daarna een nieuwe calculatie. Klik vervolgens op [Start] > [Moederbestand]. In de Verkenner zie je alle moederbestanden die beschikbaar zijn. Selecteer het gewenste moederbestand om het te gebruiken binnen CALC.

• [G]: zijn bestanden die zijn opgehaald uit Stamgegevens
• [L]: zijn bestanden die zijn opgehaald uit een lokale of gedeelde map

Maak je gebruik van moederbestekken en sjablonen? Die lees je eenvoudig in Stamgegevens in. Dat is handig voor organisaties die deze bestanden niet langer willen opslaan op gedeelde mappen of netwerkschijven.

Moederbestekken en sjablonen toevoegen

Ben je applicatiebeheerder en wil je moederbestekken of sjablonen beschikbaar stellen voor meerdere gebruikers? Dan kun je dit beheren vanuit Stamgegevens. Ga naar [Extra] > [CIVIEL-moederbestekken].

Vervolgens wordt een pop-upvenster geopend.
Hier kun je:

Klik op het plussymbool om een moederbestek of sjabloon toe te voegen. Selecteer vervolgens het gewenste bestand (*.bestek of *.sjabloon) in de Windows Verkenner en klik op [Openen].

Na het inladen wordt het geselecteerde bestand weergegeven in het overzicht.

Na het inladen van beide typen bestanden in Stamgegevens, moet er in CIVIEL wel ter aanvulling een extra vinkje worden aangezet.

Open CIVIEL. Ga naar [Opties] > [Diversen]. Vink daarna de optie Moederbestekken en sjablonen staan in stamgegevens aan.

Instellingen in CIVIEL

Nadat moederbestekken en/of sjablonen zijn ingeladen in Stamgegevens, moet in CIVIEL een aanvullende instelling worden geactiveerd. Open CIVIEL en ga naar [Opties] > [Diversen]. Vink vervolgens de optie Moederbestekken en sjablonen staan in stamgegevens aan.

Moederbestekken

Zodra een moederbestek is ingeladen, open je CIVIEL 9 en ga je naar de Verkenner. Open vervolgens het onderdeel Moederbestekken. In de lijst zie je alle moederbestekken die vanuit Stamgegevens beschikbaar zijn gemaakt. Selecteer het gewenste moederbestek om dit te gebruiken.

Sjablonen

Open CIVIEL en ga naar [Start]. De sjablonen die vanuit Stamgegevens beschikbaar zijn gemaakt, worden hier automatisch weergegeven. Selecteer het gewenste sjabloon om mee te werken.

Soms gaat er na het uitvoeren van wijzigingen in Stamgegevens iets mis. In dat geval wil je de aanpassingen kunnen terugdraaien. In dit artikel beschrijven we verschillende mogelijkheden om gegevens te herstellen.

Back-up voor tarieven

Tarieven zijn de gegevens die het vaakst worden gewijzigd. Daarom adviseren wij om prijslijsten regelmatig te exporteren. Dit doe je met [Exporteren naar XLSX].

Gaat er iets mis tijdens het inlezen of bewerken van tarieven? Dan kun je de eerder geëxporteerde gegevens terugzetten met [Stamgegevens XLSX-inlezen].

Back-up voor meerdere rekenlagen

Werk je met werkpakketten, constructies of profielen? Dan is een XLSX-export niet voldoende om alle gegevens veilig te stellen. In dat geval adviseren we om voorafgaand aan grote wijzigingen een calculatieset te dupliceren. Hierbij worden alle onderliggende rekenlagen meegenomen. Ga hiervoor naar [Inhoud] > [Onderdelen] > [Calculatiesets] > [Dupliceren].

Bewerkacties terugdraaien

Is er vooraf geen back-up gemaakt? Dan bestaat er in sommige gevallen nog de mogelijkheid om wijzigingen ongedaan te maken. Houd er rekening mee dat verwijderde gegevens niet altijd kunnen worden hersteld. Het terugdraaien van wijzigingen aan bestaande tarieven is vaak wel mogelijk. Bakker&Spees maakt periodiek back-ups van Stamgegevensprojecten en slaat deze redundant op. Heb je hulp nodig bij het herstellen van gegevens of het terugdraaien van bewerkacties? Neem dan contact op met de servicedesk van Bakker&Spees.