Moet je nog beginnen met het opbouwen van Stamgegevens of wil je het beheer van je bestaande Stamgegevensprijslijst beter inrichten? Dan helpt dit artikel je op weg om calculatiesets op een handige en beheerbare manier op te bouwen.

Bepaal je bronnen

De meest voorkomende bronnen zijn:

• Excel-bestanden: bijvoorbeeld zelfgemaakte kengetallen of tarievenlijsten van leveranciers. Lees meer in Inlezen Exceltarievenlijsten.
• Archidat: kengetallen die via een GCS-bestand worden aangeleverd. Lees meer in Inlezen Archidatbestanden.
• GWWkosten: een directe koppeling met GWWkosten.nl. Lees meer in Inlezen GWWkosten via koppeling.
• XML bestanden: exports uit bronsystemen, bijvoorbeeld ERP of SAP systemen. Neem contact op met Bakker&Spees als hier behoefte aan is.

Wij adviseren om voor elke bron een aparte calculatieset aan te maken. Gebruikers van CIVIEL en CALC zijn zich dan bewuster van de bron waaruit prijzen worden gehaald. Voor het beheer raden wij aan om ook per leverancier afzonderlijke calculatiesets aan te maken.

Bepaal detailniveau per calculatieset

Er zijn in totaal vijf rekenlagen waarmee je een calculatie kunt onderbouwen. Lees meer in Rekenlagen in Stamgegevens. Veel organisaties beginnen op tariefniveau en breiden later uit naar werkpakketten, constructies of profielen. Tarieven vormen de rekenlaag waarop de meeste prijswijzigingen plaatsvinden. Werkpakketten, constructies en profielen die hier direct of indirect op zijn gebaseerd, worden automatisch bijgewerkt.

Een prijslijst kan op twee manieren worden opgebouwd. Per calculatieset kun je kiezen welke optie het beste past.

• Optie 1: Alle rekenlagen in 1 calculatieset per bron
  • Voordeel: Geen wisseling van calculatieset nodig voor CIVIEL- en CALC-gebruikers binnen dezelfde bron.
  • Nadeel: Minder overzichtelijk voor beheer en bulkaanpassingen. Ook is er groter risico op verlies van rekenlagen bij een onjuiste update (vervangen).
• Optie 2: 2 calculatiesets per bron. 1 voor tarieven, 1 voor overige rekenlagen
  • Voordeel: Overzichtelijker voor beheerders bij bulkaanpassingen.Ook is er geen risico op verlies van rekenlagen bij een onjuiste update (vervangen).
  • Nadeel: CIVIEL- en CALC-gebruikers moeten wisselen van calculatieset als zij per rekenlaag willen werken.

Bepaal beheermethode 

Er zijn verschillende manieren om informatie te beheren. Je kunt hierbij ook een combinatie van beheeropties gebruiken.

• Optie 1: Prijzen aanvullen
  • Voordelen: Sneller in te lezen. Ook is de wijzigingshistorie zichtbaar op het tabblad Tijdlijn.
  • Nadeel: Oude, ongebruikte prijzen blijven bestaan en moeten handmatig worden verwijderd.
• Optie 2: Prijzen verwijderen en opnieuw inlezen (=vervangen)
  • Voordeel: Oude, ongebruikte prijzen worden automatisch verwijderd.
  • Nadeel: Het inlezen duurt langer, prijshistorie blijft niet beschikbaar in Stamgegevens en de prijzen worden als nieuwe prijzen geregistreerd.

Wij adviseren om prijslijsten altijd aan te vullen wanneer meerdere rekenlagen worden gebruikt. Bevat een calculatieset uitsluitend tarieven, dan zijn zowel aanvullen als vervangen mogelijk.

Prijshistorie terugzien

Er zijn verschillende manieren om prijshistorie te raadplegen.

• Optie 1: Een nieuwe calculatieset aanmaken voor iedere aangeleverde prijslijst
  • Voordelen: CIVIEL- en CALC-gebruikers hebben toegang tot oudere prijsinformatie.
  • Nadeel: Neemt veel opslagruimte in beslag, maakt Stamgegevens trager en het vergelijkingen tussen calculatiesets kosten extra tijd.
• Optie 2: Gebruikt het tabblad ‘Tijdlijn’ in detailvenster
  • Voordeel: Historie is per prijs en per rekenlaag inzichtelijk en alle informatie blijft op één centrale plek beschikbaar.
  • Nadeel: Het inlezen duurt iets langer.

Wij adviseren om het tabblad Tijdlijn te gebruiken voor het raadplegen van prijshistorie. Het aanmaken van aparte calculatiesets raden wij alleen aan in specifieke situaties, bijvoorbeeld voor back-updoeleinden.

Stamgegevens is een applicatie waarin je je kostenbestanden kunt beheren. Dit kunnen losse tarieven zijn zoals personeel en machines, maar ook leverancierlijsten, werkpakketten, constructies, profielen of kostenbestanden zoals die van Archidat.

In Stamgegevens beheer je zowel de kostenbestanden voor CIVIEL 9 Calculatie en CALC. Je kunt er voor kiezen om zelf een bibliotheek op te bouwen of om gebruik te maken van bestaande kosten bestanden.

CIVIEL

Voor CIVIEL heb je twee niveaus waarop je je prijzen kunt beheren.

Niveau 1: Tarieven

Dit zijn ‘losse prijzen’, denk hierbij aan een grondwerker, shovel, rupskraan of betonband.

Niveau 2: Werkpakketten

Een werkpakket is een bundeling van tarieven voor een bepaalde handeling.

Voorbeeld: voor grond ontgraven heb je zowel een grondwerker als rupskraan nodig, deze kun je samen opslaan als werkpakket. Zo hoef je niet steeds apart een grondwerker en kraan toe te voegen, maar kun je het voorgedefinieerde werkpakket gebruiken.

Alles wat je in de Stamgegevens beheert, is uiteindelijk zichtbaar in de Verkenner van CIVIEL Calculatie. Daar kun je de tarieven en werkpakketten daadwerkelijk gebruiken.

CALC

Voor CALC kun je zelf kiezen hoeveel niveaus je wilt gebruiken. We leveren standaard 5 niveaus:

Niveau 0       Componenten

Dit zijn onderdelen die samen een tarief vormen, denk bijvoorbeeld aan diesel.

Niveau 1       Tarieven

Dit zijn ‘losse prijzen’, denk hier bij aan een arbeider of vrachtwagen.

Niveau 2       Werkpakketten

Een werkpakket is een bundeling van tarieven voor een bepaalde handeling.

Voorbeeld: voor grond ontgraven heb je zowel een arbeider als vrachtwagen nodig. Deze kun je samen opslaan als werkpakket. Zo hoef je niet steeds apart een arbeider en vrachtwagen toe te voegen, maar kun je het vooraf gedefinieerde werkpakket gebruiken.

Niveau 3       Constructies

Een constructie is een bundeling van werkpakketten, een voorbeeld kan zijn de aanleg van 1 kilometer rijweg. Constructies (en profielen) worden vaak gebruikt bij ramingen van grote projecten. Hiervoor is nog geen detailraming nodig, maar je wilt wel graag een globale prijs hebben.

Niveau 4       Profielen

Een profiel is een bundeling van constructies, denk hierbij aan de aanleg van een weg. Zo’n profiel bestaat uit heel veel tarieven, werkpakketten en constructies en al deze elementen vormen samen één prijs: de totaalprijs van een weg.

Je kunt Stamgegevens op meerdere manieren openen. Alle CIVIEL- en CALC-gebruikers kunnen de prijslijsten in Stamgegevens inzien als de applicatie is geïnstalleerd. Alleen gebruikers met beheerrechten kunnen wijzigingen aanbrengen.

Via Bureaublad

Open Stamgegevens via de snelkoppeling op het bureaublad, net zoals CIVIEL en CALC.

Na het openen van de applicatie krijg je een overzicht van alle geactiveerde modules. Standaard is Stamgegevens beschikbaar voor prijslijstenbeheer. Op verzoek kunnen ook de modules V&G en licentiebeheer worden geactiveerd. Elk blok binnen Stamgegevens vertegenwoordigt één project. Standaard heeft een organisatie toegang tot één project. Meerdere projecten zijn mogelijk wanneer je Stamgegevens beheert of mag inzien voor meerdere organisaties. Dit kan in overleg worden ingericht.

Via CIVIEL

Werk je met CIVIEL 9 Calculatie en heb je beheerrechten voor Stamgegevens? Dan kun je Stamgegevens ook openen via [Beheer] > [Stamgegevens bewerken].

In Stamgegevens vind je verschillende kolommen, regels en velden. Hieronder vind je een toelichting op de belangrijkste onderdelen.

Kolommen in het hoofdscherm

• Nummer: het nummer van een element.
• Omschrijving: de omschrijving van een element. Dit veld heeft een limiet van 100 tekens.
• Eenheid: de eenheid van een element.
• Kostprijs: de basisprijs van een element. Je kunt hierop een opslag toepassen om de verkoopprijs te bepalen.
• Kostprijsopslag: de procentuele opslag waarmee de verkoopprijs wordt berekend.
• Verkoopprijs: de prijs van het element die zichtbaar is in de calculatie en waarmee wordt gerekend.
• Peildatum: de datum van het prijspeil waarop de prijzen van het element zijn gebaseerd. Deze datum kan via een XLSX-bestand worden ingelezen of handmatig worden ingevuld. In CIVIEL wordt deze datum overgenomen in het veld Datum. Bij elke aanpassing tijdens het calculeren wordt deze datum gewijzigd. Wanneer tarieven opnieuw uit Stamgegevens worden opgehaald, wordt de oorspronkelijke peildatum uit Stamgegevens teruggezet. In CALC wordt deze datum overgenomen in het veld Tijdstempel Stamgegevens.
• Mutatiedatum: de datum waarop een element voor het laatst is gewijzigd of aangemaakt. Dit veld wordt automatisch bijgewerkt na iedere wijziging.
• Aangepast door: geeft per regel aan welke gebruiker de laatste wijziging heeft doorgevoerd. Dit veld wordt automatisch bijgewerkt na iedere wijziging.

Detailvenster van tarieven

Naast de lijst met elementen per niveau beschikt Stamgegevens ook over een detailvenster.

Basis

De meeste velden zijn hierboven al toegelicht en komen ook terug in het hoofdscherm.

• Detaillering: hiermee kun je aanvullende informatie aan een element toevoegen. Wanneer je het element in een calculatie gebruikt, wordt deze informatie ook weergegeven.
• Onderbouwing: werk je met CALC? Dan kun je tarieven onderbouwen met componenten, zoals brandstof. Via het plus-icoon voeg je componenten toe.

Prijs

Hier vind je de kostprijs, kostprijsopslag en verkoopprijs van het tarief.

Extra

Je kunt tarieven voorzien van aanvullende informatie of kenmerken. Deze kenmerken kun je gebruiken bij het afdrukken van calculaties of om calculaties te sorteren.

Meer informatie over het beheer van extra velden vind je in Beheren kostengroepen.

• Kostensoort: een vaste lijst met kostengroepen, zoals Arbeid, Materieel, Materiaal, Onderaanneming en Kosten.
• Kostentype: wanneer de standaardopties binnen Kostensoort niet voldoende zijn, kun je zelf aanvullende kostentypes aanmaken.
• Werksoort: gebruik dit kenmerk om tarieven of werkpakketten te classificeren, bijvoorbeeld als grondwerk of leidingwerk.
• Leverancier: de leverancier van een product of artikel.
• Artikelnummer: het artikelnummer van een product of artikel.

Deze kenmerken kun je zowel in Stamgegevens als in een calculatie toevoegen of wijzigen. Het aanmaken en beheren van deze extra kenmerken doe je via [Inhoud] > [Onderdelen].

Al deze kenmerken kun je in Stamgegevens aan je tarieven meegeven, maar ook toevoegen of aanpassen in je calculatie zelf.  Het aanmaken en beheren van deze extra kenmerken doe je bij  [Inhoud] [Onderdelen].

Milieubelasting

Naast prijsinformatie kun je ook uitstootwaarden opslaan. Hierdoor kun je milieugegevens meenemen in je calculaties.

• Historische CO₂ per eenheid: de oudste bekende CO₂-uitstootwaarde van een tarief. Deze waarde maakt het mogelijk om historische en actuele uitstoot met elkaar te vergelijken.
• Actuele CO₂ per eenheid: de meest recente CO₂-uitstootwaarde van een tarief. Deze informatie kun je opvragen bij leveranciers of zelf berekenen met programma’s zoals DuboCalc.
• NOx per eenheid: de meest recente NOx-uitstootwaarde van een tarief. Ook deze informatie kun je opvragen bij leveranciers of zelf berekenen met programma’s zoals DuboCalc.

Opmerking

Dit artikel laat zien hoe je hulp kunt krijgen en informatie kunt opvragen wanneer Bakker & Spees support verleent.

Ga in de software naar het tabblad [Help]. Hier vind je verschillende onderdelen die hieronder worden toegelicht.

Kennisbank

Klik op de knop Helpinformatie.

De kennisbank wordt geopend binnen de Stamgegevensapplicatie. Hierdoor hoef je niet te werken met afzonderlijke vensters.

Hulp op afstand

Tijdens het verlenen van support kan een supportmedewerker van Bakker & Spees, met jouw toestemming, op afstand meekijken. Dit kan helpen om een vraag of probleem sneller op te lossen. Klik hiervoor op de knop [Hulp op afstand].

Er verschijnt een melding dat een externe applicatie (TeamViewer) wordt geïnstalleerd. Dit is een eenmalige actie. Het kan zijn dat installatie door het veiligheidsbeleid van je organisatie niet is toegestaan. Bespreek in dat geval met ons welke alternatieve oplossing wel gebruikt mag worden, bijvoorbeeld Zoom, MS Teams of telefonische ondersteuning.

Na de installatie wordt een nieuw venster geopend. Je deelt vervolgens het ID en wachtwoord telefonisch of per e-mail met onze supportmedewerker. Met deze gegevens kan de supportmedewerker op afstand meekijken.

Versiebeheer

Tijdens support wordt regelmatig gevraagd naar het versienummer van de software. Dit is nodig om te controleren of een probleem al bekend is en mogelijk al is opgelost in een nieuwere versie.

Op de helppagina wordt aan de rechterzijde het huidige versienummer weergegeven. Je kunt controleren of er een nieuwe versie beschikbaar is. Klik hiervoor op [Nieuwe versie?]. Via een internetverbinding wordt gecontroleerd of een nieuwe versie beschikbaar is. Heb je voldoende gebruikersrechten om zelf updates uit te voeren? Dan kun je de update direct installeren. Is de IT-beheerder verantwoordelijk voor software-updates binnen jouw organisatie, neem dan contact op met de betreffende beheerder.