SharePoint is een DocumentManagementSysteem (DMS). Een softwarepakket dat door veel organisaties gebruikt wordt om documenten te ontwikkelen totdat deze uitgewisseld kunnen worden met externe partijen of intern een status krijgen.

Mogelijkheden binnen de koppeling

De wens bestaat om alle informatie uit het DMS eenvoudig en automatisch te kunnen uitwisselen met VISI. Op deze wijze hoeft informatie niet door personen handmatig overgenomen te worden. Samen met diverse klanten ontwikkelden we daarom de VISI-SharePoint koppeling.

Wat kun je met de koppeling?

• Documenten en metagegevens overnemen uit SharePoint en gebruiken in een VISI-bericht
• Documenten en metagegevens (informatie uit de VISI-transactie) overnemen uit VISI en opslaan in SharePoint
• Kiezen uit welke bibliotheek/weergave je documenten en metagegevens wilt ophalen
• Tabellen en velden laten vullen in VISI op basis van  meta informatie vanuit SharePoint
• Meerdere documenten tegelijkertijd ophalen uit SharePoint vanuit een VISI-transactie
• Bij het toevoegen van deze documenten uit SharePoint kun je zoeken in alle documenten (vanuit VISI)
• Je kunt informatie en documenten vanuit meerdere transacties tegelijkertijd verzenden naar SharePoint.
• Samenvatting van je VISI-bericht in PDF als bijlage meezenden naar SharePoint (bijvoorbeeld alle belangrijke gegevens uit een VTW transactie)
• Status vanuit VISI wordt meegegeven aan documenten in SharePoint
• SharePoint kan direct aangesproken worden of via een service bus (verzenden naar SharePoint).

Het beheren van het project en de bijbehorende gewenste data, bijvoorbeeld afwijkingen, wijzigingen, verificaties gebeurt in Relatics en veel opdrachtgevers vereisen het gebruik van de VISI-standaard voor het communicatieproces over deze data, bijvoorbeeld binnen het VTW-proces of bij het reviewen van documenten. De wens bestaat daarom om alle informatie uit Relatics eenvoudig en automatisch te kunnen uitwisselen met VISI. Op deze wijze hoeft informatie niet door personen handmatig overgenomen te worden. Samen met diverse klanten ontwikkelden we daarom de VISI-Relatics koppeling.

Mogelijkheden van de koppeling

Onderstaand een korte beschrijving van de mogelijkheden die de huidige oplossing van de koppeling te bieden heeft:

• De koppeling werkt beide richtingen op (van Relatics naar VISI als wel van VISI naar Relatics)
• Documenten kunnen naar Relatics worden doorgezet vanuit VISI (nog niet toegepast)
• Documenten ophalen kunnen vanuit Relatics worden opgehaald (nog niet toegepast)
• Tabellen kunnen met data uit het andere pakket gevuld (beide kanten op)
• Velden kunnen met data ui het andere pakket gevuld worden (beide kanten op)
• De koppeling van VISI naar Relatics wordt ingesteld op basis van een script + aux
• De koppeling van Relatics naar VISI wordt ingesteld op basis van een aux
• Er kunnen meerdere items tegelijk aangeklikt worden bij het ophalen van informatie vanuit Relatics naar VISI.
• Er kan worden gezocht in het tabblad dat verschijnt bij het ophalen van items

Type gebruik

In de praktijk wordt de koppeling door opdrachtnemers veelal gebruikt om:

• Wijzigingen automatisch te vullen (ter vervanging van het VTW-formulier)
• Afwijkingen automatisch te vullen (ter vervanging van het afwijkingenformulier)
• Om reviewcommentaar terug te lezen naar de eigen omgeving en weer te beantwoorden

De opdrachtgevers gebruiken de koppeling hoofdzakelijk voor het reviewen van de verschillende processen:

• Documenten (acceptatie, toetsing, ter informatie)
• Wijzigingen
• Afwijkingen
• Termijnen
• Etc.

Verseon is een Zaaksysteem. Een softwarepakket dat door organisaties gebruikt wordt om documenten te registreren en te archiveren.

Mogelijkheden binnen de koppeling

De wens bestaat om alle informatie uit VISI automatisch per zaak te kunnen wegschrijven in Verseon. Op deze wijze hoeft informatie niet door personen handmatig overgenomen te worden.

Wat kun je met de koppeling?

• Documenten en metagegevens (informatie uit de VISI-transactie) overnemen uit VISI en opslaan in Verseon

Wat kun je met de Think project! koppeling?

• Documenten en metagegevens overnemen uit think project! en gebruiken in een VISI-bericht;
• Documenten en metagegevens (informatie uit de VISI-transactie) overnemen uit VISI en opslaan in think project!;
• Kiezen uit welke module/filter je documenten en metagegevens wilt ophalen;
• Tabellen en velden laten vullen in VISI op basis van meta-informatie vanuit think project!;
• Meerdere documenten tegelijkertijd ophalen uit think project! vanuit een VISI-transactie;
• Bij het toevoegen van deze documenten uit think project! kun je zoeken in alle documenten (vanuit VISI);
• Status vanuit VISI wordt meegegeven aan documenten in think project! waardoor het document in think project! naar een ander filter verplaatst wordt.

De wens bestaat om alle informatie uit VISI eenvoudig en automatisch te kunnen uitwisselen met Docstream. Op deze wijze hoeft informatie niet door personen handmatig overgenomen te worden. De koppeling tussen VISI en Docstream zorgt ervoor dat documenten en hun eigenschappen uit VISI transacties automatisch of handmatig kunnen worden overgenomen in een Docstream map.

Mogelijkheden binnen de koppeling

• Documenten en metagegevens (informatie uit de VISI-transactie) overnemen uit VISI en opslaan in Docstream.
• Je kunt informatie en documenten vanuit meerdere transacties tegelijkertijd verzenden naar Docstream.

Voordelen

• Geen dubbelwerk
• Fouten in overname van informatie worden voorkomen