Het VISI-bericht

Een bericht bestaat uit verschillende velden, afhankelijk van de informatie die nodig is. Zo kan een veld een keuzelijst zijn met specifieke labels kenmerkend voor dat proces, data (bijvoorbeeld een reactie termijn) of een bedrag. Een veld kan vrijblijvend of verplicht zijn. Ook kunnen er een of meerdere bijlagen worden toegevoegd. 

Het voordeel van deze standaard bericht structuren is:

• Informatie nodig voor de besluitvorming is compleet aanwezig
• Informatie is makkelijk terug te vinden door labels
• Informatie uit het bericht kan worden in de overzichten voor analyses

Invullen van het VISI-bericht

In dit voorbeeld kiezen we voor het [ aanleveren: contractdocument ].

Het contractdocument gaat van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer.

Elke keer als je kiest voor ‘aanleveren: contractdocument’ zal je dezelfde invulvelden zien.

• Bericht omschrijving is standaard al ingevuld.
• Afzender is, indien je een rol meerdere keren actief hebt staan door opvolging en/of machtiging dan kan je bij het behandelen/starten van een transactie de verzender selecteren
• Versturen naar is soms ingevuld, afhankelijk van het bericht. Als er meerdere ontvangers zijn van een bericht (bijvoorbeeld als je iets intern doorstuurt) dan kun je zelf nog aangeven naar wie het bericht toe moet.
• Rood onderstreepte velden of velden met een asterisk (*) zijn verplicht in te vullen velden. Soms zijn dit tekstvelden maar het kunnen ook keuzelijstjes zijn of datumvelden.
• Witte velden zijn optioneel.

Het onderwerp is heel belangrijk, dit is naderhand niet meer te wijzigen en zal dus tijdens de hele communicatie hetzelfde blijven. Termen als versienummer of voorlopig zijn daarom niet handig.

Weet je niet precies wat je moet invullen in een bepaald veld, ga dan met je muis over het vraagteken bij het invulveld. Je krijgt dan een uitleg te zien.

Veel berichten bevatten een reactietermijn, hiermee wordt vastgelegd wanneer de andere partij moet reageren. Als deze termijn wordt overschreden kleurt het bericht rood.

Je kunt het bericht op elk moment opslaan als concept. Via de map “Concepten” onder “Berichten” kun je het opgeslagen concept terug vinden en verder bewerken met de knop “Doorgaan met concept”. Let op, bijlagen worden niet opgeslagen.

Verzenden en nieuw bericht opstellen

Met deze knop verzend je het bericht en wordt er direct nogmaals hetzelfde nieuwe bericht opgestart. Op deze manier kun je snel hetzelfde type transactie nog een keer opstellen en verzenden. Handig als je bijvoorbeeld verschillende meldingen of afwijkingen achter elkaar wilt versturen.

Verzenden en transactieoverzicht tonen

Met deze knop verzend je het bericht en kom je weer terug in berichtmap met alle transacties en berichten.

Door op de transactie te klikken zie je het nieuwste bericht tevoorschijn komen in het ‘berichtenvenster’. Als er al eerder is gecommuniceerd over dat onderwerp kun je ook de andere correspondentie zien. Klik op het pijltje voor het onderwerp om de transactie ‘uit te klappen’.

Wil je de complete inhoud van je bericht op het scherm hebben, kies dan voor [Bekijk in nieuw tabblad] . Om op het bericht te reageren kies je voor [Behandelen].

Per transactie kan het antwoordbericht verschillen. Soms heb je maar een optie, soms heb je er meer. Al deze opties zijn in het raamwerk vastgelegd. In dit voorbeeld zijn we ingelogd als opdrachtnemer en gaan we reageren op het contractdocument van de opdrachtgever.

Door te kiezen voor het antwoord met een antwoordpijl reageer je op het bericht, in bovenstaand geval is dat ‘bevestiging: contractdocument (opgesteld door OG)’.

Door te kiezen voor een doorstuurpijl start je een nieuwe transactie. In dit geval wordt het bericht intern doorgestuurd binnen je eigen organisatie. Dit kan dan gaan om een uitwerkverzoek of adviesverzoek.

In dit voorbeeld gaan we direct reageren op de opdrachtgever en kiezen we voor het bericht ‘Bevestiging: contractdocument (opgesteld door OG)’.

De meeste velden zijn nu geblokkeerd. We kunnen geen informatie meer aanpassen. Wel kun je altijd een eenmalige opmerking plaatsen. Deze zal alleen zichtbaar zijn voor de ontvanger van het bericht. Als die het bericht weer doorstuurt is het veld eenmalige opmerking leeg en kun je weer nieuwe tekst invullen.

We kiezen voor [Verzenden] en het bericht gaat weer naar de opdrachtgever toe.

De communicatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer over dit onderwerp is in dit geval nu afgesloten. De transactie is zwart geworden en is ook te vinden in de map ‘Afgerond’.

Het transactiediagram weergeven

Je kunt het transactiediagram op verschillende manieren weergeven.

Allereerst is het mogelijk om het transactiediagram via het berichtvenster te openen. Je kunt het transactiediagram openen door boven in het bericht te klikken op de regel met het proces icoontje.

Wanneer je op deze link hebt geklikt zal het transactiediagram openen in een nieuw tabblad. Het transactiediagram geeft alle berichten binnen de transactie weer. Daarnaast kun je direct zien tussen welke VISI-rollen de transactie plaatsvindt. Ten slotte worden alle berichten getoond in andere transacties die gekoppeld zijn aan deze transactie.

Het bericht waarbinnen je het transactiediagram hebt geopend wordt altijd gemarkeerd door een rode cirkel. Het geeft aan waar je bent binnen het proces. Het transactiediagram bestaat uit blauwe en rode blokken. De blauwe blokken zijn berichten welke door de initiërende rol (de initiator) worden opgesteld. De initiator is degene die het proces opstart. De rode blokken zijn de antwoordberichten van de uitvoerende rol (de executor).

Boven het eerste blauwe bericht staat een blauwe streep. Dit is het startbericht van de transactie. Met de pijltjes zie je de opties qua antwoordberichten.