Opstarten van een transactie

VISI is het online platform voor het uitwisselen, registeren en analyseren van informatie met berichten volgens vastgestelde processen. Ieder proces dat wordt uitgewisseld noemen we een transactie.

Wat is een transactie?

Wanneer twee partijen met elkaar overeenkomen dat er werk gedaan moet worden of dat er iets moet gebeuren, is er sprake van een bindende afspraak. Dit heet een transactie. Elke transactie kent een initiator (de rol die de transactie opstart) en een executor (de rol die de transactie uitvoert). Met andere woorden: een transactie is een proces dat plaatsvindt tussen twee rollen. Ieder proces bestaat uit een of meerdere VISI-berichten.

Een transactie opstarten

Wanneer je een nieuwe transactie wil opstarten, ga je linksboven in de VISI menubalk naar [Nieuw].

Nieuw bericht

Er verschijnt een nieuw tabblad in het transactievenster. Afhankelijk van je rol in het project vind je hier alle transacties die jij kunt initiëren.

Door een van de transacties aan te klikken kun je zien welke VISI-berichten je kunt starten. De envelopjes geven de VISI-berichten weer.

Kies het gewenste bericht.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Invullen van een bericht

Iedere transactie bestaat uit VISI-berichten. Ieder bericht weerspiegelt een bepaalde status, afhankelijk van de positie binnen het proces (bijvoorbeeld het aanleveren, of een afkeuring). Bij die status hoort specifieke informatie.

Het VISI-bericht

Een bericht bestaat uit verschillende velden, afhankelijk van de informatie die nodig is. Zo kan een veld een keuzelijst zijn met specifieke labels kenmerkend voor dat proces, data (bijvoorbeeld een reactie termijn) of een bedrag. Een veld kan vrijblijvend of verplicht zijn. Ook kunnen er een of meerdere bijlagen worden toegevoegd. 

Het voordeel van deze standaard bericht structuren is:

  • Informatie nodig voor de besluitvorming is compleet aanwezig
  • Informatie is makkelijk terug te vinden door labels
  • Informatie uit het bericht kan worden in de overzichten voor analyses

Invullen van het VISI-bericht

In dit voorbeeld kiezen we voor het [ aanleveren: contractdocument ].

Het contractdocument gaat van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer.

Elke keer als je kiest voor ‘aanleveren: contractdocument’ zal je dezelfde invulvelden zien.

  • Bericht omschrijving is standaard al ingevuld.
  • Afzender is, indien je een rol meerdere keren actief hebt staan door opvolging en/of machtiging dan kan je bij het behandelen/starten van een transactie de verzender selecteren
  • Versturen naar is soms ingevuld, afhankelijk van het bericht. Als er meerdere ontvangers zijn van een bericht (bijvoorbeeld als je iets intern doorstuurt) dan kun je zelf nog aangeven naar wie het bericht toe moet.
  • Rood onderstreepte velden of velden met een asterisk (*) zijn verplicht in te vullen velden. Soms zijn dit tekstvelden maar het kunnen ook keuzelijstjes zijn of datumvelden.
  • Witte velden zijn optioneel.

Het onderwerp is heel belangrijk, dit is naderhand niet meer te wijzigen en zal dus tijdens de hele communicatie hetzelfde blijven. Termen als versienummer of voorlopig zijn daarom niet handig.

Weet je niet precies wat je moet invullen in een bepaald veld, ga dan met je muis over het vraagteken bij het invulveld. Je krijgt dan een uitleg te zien.

Veel berichten bevatten een reactietermijn, hiermee wordt vastgelegd wanneer de andere partij moet reageren. Als deze termijn wordt overschreden kleurt het bericht rood.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Bijlagen toevoegen en bekijken

Om de inhoud van een VISI-bericht verder te onderbouwen is het altijd mogelijk om één of meerdere bijlagen toe te voegen. Bijlagen in VISI kunnen elk formaat zijn, en kunnen per bericht tot 10 GB groot zijn. Om te voldoen aan de archiefwet raden we aan altijd een PDF-bestand toe te voegen.

Bijlagen toevoegen

Binnen ieder bericht is het mogelijk om een bijlage toe te voegen. Bij het toevoegen van een bijlage heb je altijd de volgende kolommen.

Bijlagen bekijken

Met de handige documentviewer kun je binnen het bericht ook de bijlage tonen. Hierdoor hoef je de bijlage niet meer apart op te slaan voor je het beoordeeld. Door te klikken op het linkje van de bijlage opent de bijlage in een nieuw tabblad.

Bijlagen opslaan

Wanneer je met de rechtermuisknop op een bijlage klikt verschijnt [Bijlage downloaden].

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Een bericht verzenden

In de VISI Web kun je met behulp van drie knoppen een bericht verzenden:

  1. Concept opslaan
  2. Verzenden en nieuw bericht opstellen
  3. Verzenden en transactieoverzicht tonen

Als een verzendknop grijs is dan betekent het dat je nog niet alle verplichte velden hebt ingevuld. Het bericht kan dan nog niet worden verstuurd.

Verzend knoppen

Concept opslaan

Je kunt het bericht op elk moment opslaan als concept. Via de map “Concepten” onder “Berichten” kun je het opgeslagen concept terug vinden en verder bewerken met de knop “Doorgaan met concept”. Let op, bijlagen worden niet opgeslagen.

Bericht opslaan als concept

Verzenden en nieuw bericht opstellen

Met deze knop verzend je het bericht en wordt er direct nogmaals hetzelfde nieuwe bericht opgestart. Op deze manier kun je snel hetzelfde type transactie nog een keer opstellen en verzenden. Handig als je bijvoorbeeld verschillende meldingen of afwijkingen achter elkaar wilt versturen.

Bericht verzenden en nog een nieuw bericht opstellen

Verzenden en transactieoverzicht tonen

Met deze knop verzend je het bericht en kom je weer terug in berichtmap met alle transacties en berichten.

Verzenden en het transactieoverzicht tonen

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Het behandelen van een bericht

Voor het behandelen van een bericht ga je naar ‘Te behandelen’. Daar vind je alle berichten waarop jouw reactie is vereist.

Door op de transactie te klikken zie je het nieuwste bericht tevoorschijn komen in het ‘berichtenvenster’. Als er al eerder is gecommuniceerd over dat onderwerp kun je ook de andere correspondentie zien. Klik op het pijltje voor het onderwerp om de transactie ‘uit te klappen’.

Wil je de complete inhoud van je bericht op het scherm hebben, kies dan voor [Bekijk in nieuw tabblad] . Om op het bericht te reageren kies je voor [Behandelen].

Per transactie kan het antwoordbericht verschillen. Soms heb je maar een optie, soms heb je er meer. Al deze opties zijn in het raamwerk vastgelegd. In dit voorbeeld zijn we ingelogd als opdrachtnemer en gaan we reageren op het contractdocument van de opdrachtgever.

Antwoord pijl

Door te kiezen voor het antwoord met een antwoordpijl reageer je op het bericht, in bovenstaand geval is dat ‘bevestiging: contractdocument (opgesteld door OG)’.

Doorstuur pijl

Door te kiezen voor een doorstuurpijl start je een nieuwe transactie. In dit geval wordt het bericht intern doorgestuurd binnen je eigen organisatie. Dit kan dan gaan om een uitwerkverzoek of adviesverzoek.

In dit voorbeeld gaan we direct reageren op de opdrachtgever en kiezen we voor het bericht ‘Bevestiging: contractdocument (opgesteld door OG)’.

De meeste velden zijn nu geblokkeerd. We kunnen geen informatie meer aanpassen. Wel kun je altijd een eenmalige opmerking plaatsen. Deze zal alleen zichtbaar zijn voor de ontvanger van het bericht. Als die het bericht weer doorstuurt is het veld eenmalige opmerking leeg en kun je weer nieuwe tekst invullen.

We kiezen voor [Verzenden] en het bericht gaat weer naar de opdrachtgever toe.

De communicatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer over dit onderwerp is in dit geval nu afgesloten. De transactie is zwart geworden en is ook te vinden in de map ‘Afgerond’.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Concepten

Heb je een bericht al voor een gedeelte ingevoerd maar mis je nog informatie, wil je op een ander tijdstip verder gaan? Dan kun je het bericht ook als concept opslaan.

Als je het bericht sluit via het ‘X’ dan wordt je bericht automatisch opgeslagen onder concepten. Let op! De bijlages in een concept worden niet opgeslagen. Die moet je dus pas voor het verzenden toevoegen.

Je vindt de opgeslagen concepten via de VISI-verkenner onder ‘berichten’. Daaronder staat de map ‘Concepten’.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Kopieren en plakken

Om dubbel werk te voorkomen is het soms makkelijk om snel informatie uit andere berichten te kunnen hergebruiken. Om dit mogelijk te maken kunnen je binnen VISI informatie kopiëren en plakken.

Ga naar het bericht dat je wilt kopiëren en kies voor [Kopiëren] in de menubalk van het bericht. 

Ga naar het bericht waarin je de informatie wilt plakken en kies voor [Plakken]. Het complete bericht wordt dan gevuld met de informatie uit het andere bericht.

Je kunt er ook voor kiezen om alleen de bijlagen te kopiëren, of de inhoud van tabellen. Dit kan ook vanuit meerdere berichten.

Klik hiervoor op het kopieer icoon boven de bijlage of tabel.

Vervolgens kun je middels het plakken icoon de inhoud van de tabel plakken in de tabel in het nieuwe bericht.

Tabel plakken

Let op: het is alleen mogelijk om te kopiëren of plakken wanneer de inhoud van beide berichten of tabellen gelijk is.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Transactiediagram

Een transactie is een proces van activiteiten om een bepaalde doelstelling te realiseren. De activiteiten die je moet doen om een doelstelling te realiseren bestaat uit het versturen van VISI-berichten. Binnen elk VISI-bericht is het mogelijk om het gehele proces te bekijken. Dit kan middels het bekijken van het transactiediagram.

Het transactiediagram weergeven

Je kunt het transactiediagram op verschillende manieren weergeven.

Allereerst is het mogelijk om het transactiediagram via het berichtvenster te openen. Je kunt het transactiediagram openen door boven in het bericht te klikken op de regel met het proces icoontje.

Wanneer je op deze link hebt geklikt zal het transactiediagram openen in een nieuw tabblad. Het transactiediagram geeft alle berichten binnen de transactie weer. Daarnaast kun je direct zien tussen welke VISI-rollen de transactie plaatsvindt. Ten slotte worden alle berichten getoond in andere transacties die gekoppeld zijn aan deze transactie.

Het bericht waarbinnen je het transactiediagram hebt geopend wordt altijd gemarkeerd door een rode cirkel. Het geeft aan waar je bent binnen het proces. Het transactiediagram bestaat uit blauwe en rode blokken. De blauwe blokken zijn berichten welke door de initiërende rol (de initiator) worden opgesteld. De initiator is degene die het proces opstart. De rode blokken zijn de antwoordberichten van de uitvoerende rol (de executor).

Boven het eerste blauwe bericht staat een blauwe streep. Dit is het startbericht van de transactie. Met de pijltjes zie je de opties qua antwoordberichten.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.