VISI archief
Na afronding van een project in VISI wil je nog steeds op elk moment toegang hebben tot de informatie uit het project, bijvoorbeeld voor Asset Management / Beheer. Om dit mogelijk te maken levert Bakker&Spees een archief export. Hiermee kun je op je eigen gemak, zonder speciale software het archief altijd bekijken en dat met dezelfde samenhang die je kent uit VISI.
Na afronding wordt een exportbestand van het project gemaakt. Deze export kan na afloop van het project worden overgedragen als onderdeel van het projectdossier, maar kan ook intern gebruikt worden als archief (dat voldoet aan de Archiefwet). De export is op basis van .html waardoor deze zonder VISI bekeken kan worden. De export wordt aangeleverd via een beveiligde FILESender en de download link wordt alleen gedeeld met de gevolmachtigde of functioneel beheerder van de organisatie die het archief aanvraagt. Het archief bevat alleen de informatie en communicatie binnen de eigen organisatie en die op het raakvlak met de andere organisatie.
Archiveren tijdens het project
Het is ook mogelijk om informatie tijdens het project te archiveren. Boven het onderwerp van het bericht vind je een icoon om de transactie te downloaden. Hiermee sla je de transactie op als .zip bestand. Aan het Zip bestand wordt een overzicht van alle verstuurde berichten binnen de transactie inclusief inhoud in pdf formaat toegevoegd, alsmede eventuele bijlagen.
Ook is het mogelijk om door middel van koppelingen met andere applicaties zoals SharePoint, Think project!, Docstream of Verseon informatie tijdens het project al dan niet automatisch door te zetten bij binnenkomst. Zo kun je gaandeweg het archief verder vullen. Het is ook mogelijk om handmatig transactie te selecteren en deze te versturen naar het archief.
