Het is afhankelijk van het project en eventueel het geldende contract (AWVODI, UAV-2012 of UAV-GC) welke processen worden toegevoegd aan het raamwerk. De processen in een raamwerk kunnen aan elkaar gekoppeld worden waardoor de ene over kan gaan in de andere, een wijzigingsprocedure kan bijvoorbeeld overgaan in een betaalbaarstellingsprocedure. Een proces is een gestructureerd geheel van activiteiten om een bepaalde doelstelling te realiseren. De activiteiten die men moet ontplooien om een doelstelling te realiseren bestaat uit het versturen van VISI-berichten.

In de meest linker figuur zien we een schematisch weergegeven raamwerk, daarnaast een proces. De gekleurde blokjes zijn de VISI-berichten (activiteiten) waar de gebruiker uit kan kiezen om de doelstelling van het proces te realiseren, de berichten van de initiërende partij (in dit geval de Opdrachtnemer) zijn blauw en de berichten van de uitvoerende partij (de Opdrachtgever) zijn rood.

Het afgebeelde proces heet “Aanleveren: document ter acceptatie” en wordt opgestart door een Opdrachtnemer bij een project waarbij de UAV-GC van toepassing is. Het beoogde te realiseren doel van de Opdrachtnemer bij de transactie “Aanleveren: document ter acceptatie” is een door de opdrachtgever geaccepteerd acceptatiedocument. De transactie “Aanleveren: document ter acceptatie” kent ook andere mogelijke resultaten.

Voorbeeld

Als voorbeeld doorlopen we een stap van het proces: De opdrachtnemer start de transactie met het selecteren van de transactie en het juiste bericht “Aanleveren: document ter acceptatie”. In de figuur start het proces met het versturen van het bericht in het omcirkelde blokje. De opdrachtgever heeft drie mogelijke antwoorden (in dit voorbeeld een acceptatie, niet acceptatie of verzoek aanvullende informatie), dat is in het figuur te zien aan de drie pijlen die komen uit het bericht dat is verstuurd door de Opdrachtnemer, deze leiden naar drie rode blokjes. Het proces wordt gevolgd tot deze leidt tot het behalen van de doelstelling (een acceptatie) of een van de andere mogelijke uitkomsten (een intrekking).

Wat is SOAP

SOAP (aanvankelijk een afkorting voor Simple Object Access Protocol) is een protocol dat wordt gebruikt voor communicatie tussen verschillende VISI omgevingen. De werking van het SOAP protocol wordt beschreven in de VISI standaard. Het doel hiervan is dat het VISI-platform van Bakker&Spees in technische zin VISI berichten met bijlagen kan uitwisselen met een ander informatiesysteem dat volgens dezelfde richtlijn is ingericht.

Misschien lijkt het alsof iedereen binnen het VISI-platform in dezelfde omgeving werkt, maar in werkelijkheid werkt iedere organisatie op zijn eigen VISI omgeving en vindt er allerlei communicatie plaats tussen deze omgevingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot zijn eigen informatie, en elke omgeving voldoet aan de hoogste beveiligingseisen.

Iedere VISI omgeving heeft daarom een uniek SOAP-url. Je kunt het vergelijken met een postadres in VISI. Hiermee kunnen we zorgen dat jouw omgeving met de VISI omgevingen je van contractpartners berichten kan uitwisselen.

Hoe kom ik aan een SOAP adres?

Iedere organisatie heeft een herkenbaar SOAP adres gekregen van Bakker&Spees. Ben je benieuwd naar jouw SOAP adres? Neem dan contact op met je accountmanager of consultant.

Om te werken met VISI heb je een drietal project bestanden nodig:

• Een raamwerk: een digitale vertaling van de processen uit bijvoorbeeld de UAV2012 of UAV-GC
• Een schemadefinitie: een digitaal bestand dat de structuur van het raamwerk beschrijft
• Een projectspecifiekbericht: een digitale versie van de rollenkaart van het project

Vaak zal een van de organisaties in het project deze bestanden aanleveren aan de andere organisaties. Doorgaans is dit de partij die het gebruik van VISI verplicht stelt of initieert in het contract.

Met onze gebruikersinstructies en trainingen weet je precies hoe je met de software kan werken. Om wegwijs te worden in het VISI-platform bieden we twee opties; Instructies en Trainingen.

Instructie

Tijdens een instructie maak je in groepsverband aan de hand van een presentatie kennis met VISI. Na de presentatie doorloopt een consultant het VISI-platform en toont de werking van de software en de verschillende opties die je hebt als gebruiker.

Training

Trainingen zijn praktijkgerichte sessies waar projectleden de juiste kennis opdoen voor het gebruik van VISI. Aan de hand van praktische opdrachten op onze cursus laptops leer je stap voor stap het platform kennen. Aan het einde van de training ontvang je een certificaat.

Kleine groepsgrootte garandeert voldoende aandacht

We beperken de trainingsgroepen tot acht deelnemers. Dat verzekert elke individuele deelnemer van voldoende aandacht voor zijn vragen. Trainingen worden zowel bij Bakker&Spees als Incompany verzorgd.

BEKIJK HET TRAININGSAANBOD

Om de juiste verwachtingen te scheppen is het handig om afspraken te maken over hoe je met VISI gaat werken en welke informatie je nodig hebt van je contractpartner. We hebben de belangrijkste werkafspraken gebundeld in een handig document. Deze kun je opvragen bij je accountmanager. Hieronder vind je vast de een selectie van werkafspraken die je in elk geval wilt maken.

Communiceer alle formele zaken in VISI

Je deelt alle projectinformatie en voert alle formele projectcommunicatie in VISI of legt deze hierin vast. Afspraken hebben pas een status als je ze vastlegt in VISI.

Waarom we dit afspreken:

• Alle projectinformatie en projectcommunicatie is terug te vinden in één enkel archief.
• Alle afspraken zijn op één plek terug te vinden, dit voorkomt onduidelijkheid.

Leg de volledige besluitvorming vast in VISI

Het begin, de tussenstappen en het eindbesluit leg je vast in VISI.

Waarom we dit afspreken:

• Als een projectaudit uitgevoerd wordt of een dispuut ontstaat kan eenvoudig worden aangetoond hoe een besluit of definitief document is ontstaan, dat is een vereiste.
• Als een collega je werk overneemt weet hij of zij hoe besluiten tot stand zijn gekomen.

Vorm met VISI een volledig dossier

Zorg ervoor dat je alle archiefwaardige informatie in VISI documenteert. Het project wordt gestart met het delen van de contractstukken door de opdrachtgever. Het project is afgelopen als het werk is opgeleverd en alle transacties op contractvlak zijn afgerond.

Waarom we dit afspreken:

Na afloop van het VISI-project krijg je een VISI-projectarchief toegestuurd, als dit compleet is heb je geen extra werk om een archief bij te houden. Ook je opleverdossier kun je uit VISI halen.

Vul duidelijke onderwerpen in bij nieuwe transacties en berichten

Bouw het onderwerp eenvoudig op met minimaal één uniek element. Vermijd daarbij termen die al in de omschrijving van de transactie staan. Bijvoorbeeld: veiligheidsplan (onderwerp document ter acceptatie), notulen week 3 (onderwerp verslagen). Zet nooit het versienummer of de statusinhoud (bijvoorbeeld ‘Slecht asfalt’) van de transactie of een bijlage in de onderwerpsregel.

Waarom we dit afspreken:

Er zullen gelijksoortige transacties en berichten gestart worden, deze moeten van elkaar te onderscheiden zijn. Als de onderwerpen hetzelfde zijn en je naar iets op zoek bent, moet je door de transacties en berichten heen bladeren. Dat kost tijd.

Voeg documenten indien mogelijk toe in pdf-formaat

Waarom we dit afspreken:

Pdf is archiefwaardig, word- of exceldocumenten zijn dat niet. Voeg daarom ook altijd de pdf-versie van een document toe, daarvan weten we zeker dat deze conform de digitale archiefwet 10 jaar houdbaar is.

Honoreer reactietermijnen

Veel transacties en berichten bevatten reactietermijnen. Wanneer een reactietermijn overschreden wordt, kleurt de transactie waar deze betrekking op heeft rood.

Waarom we dit afspreken:

Een overschreden reactietermijn betekent vertraging voor de transactie en mogelijk ook voor het project. Dat betekent dat er op het gebied van planning en financiën risico’s kunnen ontstaan.

Sluit transacties en berichten altijd af

Transacties die nog open staan zijn rood of blauw, afgeronde transacties zwart of roze. Bij openstaande transacties moet de ontvanger van het laatste bericht altijd nog een reactie sturen.

Waarom we dit afspreken:

Als transacties of berichten open blijven staan, ontstaat onduidelijkheid over de uit te voeren taken.

Voorkom dubbele informatie in het VISI-bericht en bijlagen

Vul alle benodigde informatie toe aan het VISI-bericht, voorkom dat deze informatie ook nog eens in een bijlage wordt beschreven. Als toch dubbele informatie is opgenomen, is het VISI-bericht leidend.

Waarom we dit afspreken:

Er kan tegenstrijdigheid of onduidelijkheid ontstaan tussen de informatie in het VISI-bericht en de bijlage. Dit kan leiden tot (juridische) onenigheid

Wat je nog meer moet weten

Gebruikersaccounts zijn persoonlijk en berichten worden digitaal ondertekend

Naam en e-mailadres van gebruikers zijn gekoppeld aan de accounts, daarmee zijn accounts strikt persoonlijk en niet uitwisselbaar. Werken onder het account van iemand anders wordt als identiteitsfraude gezien.

Wat je moet doen als er zaken gewijzigd moeten worden in jouw project

Als er functionele wijzigingen moeten plaatsvinden binnen jouw project, kun je terecht bij jouw interne contactpersoon. Denk aan het wijzigen van rollen en mandaten binnen projecten. Wanneer er geen intern contactpersoon is, of als deze bijvoorbeeld op vakantie is, dan kun je altijd contact opnemen met je contactpersoon van Bakker&Spees, of met de Servicedesk.