Contractteksten

Voordat je begint met de inrichting van VISI zal je als opdrachtgever moeten aangeven in het bestek of contract dat binnen het project het gebruik van de VISI-systematiek wordt voorgeschreven.

Voor een goede samenwerking met je contractpartners is het van belang dat zij van te voren geïnformeerd worden over het gebruik van VISI binnen het project. In het bestek of contract wordt vermeld dat het gebruik van VISI van toepassing wordt verklaard op het project en welke spelregels daarbij horen. Het is belangrijk om hier aandacht aan te besteden omdat deze spelregels uiteindelijk de kwaliteit van informatie binnen de VISI omgeving zullen bepalen. Door op voorhand wat extra energie te steken in een heldere informatie uitvraag, wordt straks je digitale projectdossier beter gevuld.

Om op een heldere en correcte manier VISI voor te schrijven binnen het contract hebben we samen met diverse opdrachtgevers al bruikbare sjablonen opgesteld. Dit zijn concrete voorbeelden die je kunt hanteren in je bestek (bij UAV2012) of contract (bij UAV-GC projecten). 

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Rollenkaart

Een rollenkaart omvat alle rollen die kunnen acteren binnen het project, inclusief de verantwoordelijkheden die daarbij horen. Personen kunnen binnen het VISI project een of meerdere rollen hebben. De verantwoordelijkheden van een rol bepalen welke processen gestart mogen worden, aan welke processen deelgenomen kan worden en aan welke andere rollen welke berichten gestuurd mogen worden. De verantwoordelijkheden van een rol worden gekoppeld aan processen in het raamwerk.

Rollenkaart UAV2012

Op deze afbeelding is de rollenkaart van een UAV2012-project weergegeven. Aan de linkerzijde van de stippellijn (het contractvlak) staat de projectorganisatie van de aannemer en aan de rechterzijden die van de opdrachtgever. De projectorganisaties van de opdrachtgever en de aannemer hebben een eerste en tweede lijn. De rollen die met een lijn met elkaar verbonden zijn mogen met elkaar communiceren over formele zaken en daarover afspraken maken. Als binnen een project geen VISI gebruikt wordt kan het gebeuren dat rolhouders die niet met elkaar verbonden zijn met een lijn toch afspraken met elkaar maken, dat kan bij het gebruik van VISI niet meer. We kunnen wel iemand wel machtigen namens iemand in een andere rol waardoor taken gedeeld kunnen worden.

Op contractvlak wordt ingeregeld dat alleen de rollen die volgens het contract mandaat hebben afspraken met elkaar mogen maken over formele zaken, dit zorgt ervoor dat rollen zonder mandaat geen afspraken met elkaar kunnen maken. Bij een UAV2012 project kunnen toezichthouders van de opdrachtgever bijvoorbeeld geen afspraken met de aannemer maken als daartoe geen mandaat is verleend. Communicatie vanaf de tweede lijn gaat altijd eerst naar de eerste lijn en dan handmatig vanaf de eerste lijn naar de contractpartner, dit omdat de eerste lijn verantwoordelijk is voor uitgaande communicatie. Dit creëert een extra controleslag voor uitgaande communicatie vanaf de tweede lijn. Binnenkomende communicatie vanaf de contractpartner kan handmatig vanaf de eerste lijn worden doorgestuurd naar de juiste rol op de tweede lijn, dit kan op basis van bepaalde criteria automatisch ingeregeld worden.

Rollenkaart UAV-GC

Op deze afbeelding is de rollenkaart van een UAV-GC-project weergegeven. Aan de linkerzijde van de stippellijn (het contractvlak) staat de projectorganisatie van de opdrachtnemer en aan de rechterzijden die van de opdrachtgever. De projectorganisaties van de opdrachtgever en de opdrachtnemer hebben een eerste en tweede lijn. De rollen die met een lijn met elkaar verbonden zijn mogen met elkaar communiceren over formele zaken en daarover afspraken maken. Als binnen een project geen VISI gebruikt wordt kan het gebeuren dat rolhouders die niet met elkaar verbonden zijn met een lijn toch afspraken met elkaar maken, dat kan bij het gebruik van VISI niet meer. We kunnen wel iemand wel machtigen namens iemand in een andere rol waardoor taken gedeeld kunnen worden.

Op contractvlak wordt ingeregeld dat alleen de rollen die volgens het contract mandaat hebben afspraken met elkaar mogen maken over formele zaken, dit zorgt ervoor dat rollen zonder mandaat geen afspraken met elkaar kunnen maken. Bij een UAV-GC project kunnen IMP-leden van de opdrachtgever bijvoorbeeld geen afspraken met de opdrachtnemer maken als daartoe geen mandaat is verleend. Communicatie vanaf de tweede lijn gaat altijd eerst naar de eerste lijn en dan handmatig vanaf de eerste lijn naar de contractpartner, dit omdat de eerste lijn verantwoordelijk is voor uitgaande communicatie. Dit creëert een extra controleslag voor uitgaande communicatie vanaf de tweede lijn. Binnenkomende communicatie vanaf de contractpartner kan handmatig vanaf de eerste lijn worden doorgestuurd naar de juiste rol op de tweede lijn, dit kan op basis van bepaalde criteria automatisch ingeregeld worden.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Raamwerk

Een raamwerk bestaat uit processen en processen bestaan uit VISI-berichten, van allen wordt de inhoud in het raamwerk bepaald. Een raamwerk omvat alle processen die zich in een project kunnen voordoen.

Het is afhankelijk van het project en eventueel het geldende contract (AWVODI, UAV-2012 of UAV-GC) welke processen worden toegevoegd aan het raamwerk. De processen in een raamwerk kunnen aan elkaar gekoppeld worden waardoor de ene over kan gaan in de andere, een wijzigingsprocedure kan bijvoorbeeld overgaan in een betaalbaarstellingsprocedure. Een proces is een gestructureerd geheel van activiteiten om een bepaalde doelstelling te realiseren. De activiteiten die men moet ontplooien om een doelstelling te realiseren bestaat uit het versturen van VISI-berichten.

In de meest linker figuur zien we een schematisch weergegeven raamwerk, daarnaast een proces. De gekleurde blokjes zijn de VISI-berichten (activiteiten) waar de gebruiker uit kan kiezen om de doelstelling van het proces te realiseren, de berichten van de initiërende partij (in dit geval de Opdrachtnemer) zijn blauw en de berichten van de uitvoerende partij (de Opdrachtgever) zijn rood.

Het afgebeelde proces heet “Aanleveren: document ter acceptatie” en wordt opgestart door een Opdrachtnemer bij een project waarbij de UAV-GC van toepassing is. Het beoogde te realiseren doel van de Opdrachtnemer bij de transactie “Aanleveren: document ter acceptatie” is een door de opdrachtgever geaccepteerd acceptatiedocument. De transactie “Aanleveren: document ter acceptatie” kent ook andere mogelijke resultaten.

Voorbeeld

Als voorbeeld doorlopen we een stap van het proces: De opdrachtnemer start de transactie met het selecteren van de transactie en het juiste bericht “Aanleveren: document ter acceptatie”. In de figuur start het proces met het versturen van het bericht in het omcirkelde blokje. De opdrachtgever heeft drie mogelijke antwoorden (in dit voorbeeld een acceptatie, niet acceptatie of verzoek aanvullende informatie), dat is in het figuur te zien aan de drie pijlen die komen uit het bericht dat is verstuurd door de Opdrachtnemer, deze leiden naar drie rode blokjes. Het proces wordt gevolgd tot deze leidt tot het behalen van de doelstelling (een acceptatie) of een van de andere mogelijke uitkomsten (een intrekking).

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

SOAP adres

Wanneer je wordt gevraagd om met VISI te werken moet je een aantal dingen regelen om zo snel mogelijk aan de slag te kunnen. Zo zal je waarschijnlijk een SOAP-Url moeten opgeven. Hier leggen we uit wat het is en hoe je eraan komt.

Wat is SOAP

SOAP (aanvankelijk een afkorting voor Simple Object Access Protocol) is een protocol dat wordt gebruikt voor communicatie tussen verschillende VISI omgevingen. De werking van het SOAP protocol wordt beschreven in de VISI standaard. Het doel hiervan is dat het VISI-platform van Bakker&Spees in technische zin VISI berichten met bijlagen kan uitwisselen met een ander informatiesysteem dat volgens dezelfde richtlijn is ingericht.

Misschien lijkt het alsof iedereen binnen het VISI-platform in dezelfde omgeving werkt, maar in werkelijkheid werkt iedere organisatie op zijn eigen VISI omgeving en vindt er allerlei communicatie plaats tussen deze omgevingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot zijn eigen informatie, en elke omgeving voldoet aan de hoogste beveiligingseisen.

Iedere VISI omgeving heeft daarom een uniek SOAP-url. Je kunt het vergelijken met een postadres in VISI. Hiermee kunnen we zorgen dat jouw omgeving met de VISI omgevingen je van contractpartners berichten kan uitwisselen.

Hoe kom ik aan een SOAP adres?

Iedere organisatie heeft een herkenbaar SOAP adres gekregen van Bakker&Spees. Ben je benieuwd naar jouw SOAP adres? Neem dan contact op met je accountmanager of consultant.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Projectbestanden

Om een VISI-project in te richten voor gebruik heb je projectbestanden nodig. Zonder deze projectbestanden is VISI een lege huls. De projectbestanden bepalen dus in feite hoe je straks VISI gaat gebruiken.

Om te werken met VISI heb je een drietal project bestanden nodig:

  • Een raamwerk: een digitale vertaling van de processen uit bijvoorbeeld de UAV2012 of UAV-GC
  • Een schemadefinitie: een digitaal bestand dat de structuur van het raamwerk beschrijft
  • Een projectspecifiekbericht: een digitale versie van de rollenkaart van het project

Vaak zal een van de organisaties in het project deze bestanden aanleveren aan de andere organisaties. Doorgaans is dit de partij die het gebruik van VISI verplicht stelt of initieert in het contract.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Gebruikersinstructies en trainingen

Wij besteden in onze software veel aandacht aan gebruiksgemak. Toch vraagt efficiënt omgaan met nieuw gereedschap enige leertijd. Onze VISI-consultants kennen natuurlijk de beste manier van werken met onze software en brengen dit graag aan je over in praktijkgerichte trainingen. Of je nu een beginnend of al ervaren gebruiker bent; je leert de software optimaal en efficiënt te gebruiken en de nieuwste functionaliteiten toe te passen.

Met onze gebruikersinstructies en trainingen weet je precies hoe je met de software kan werken. Om wegwijs te worden in het VISI-platform bieden we twee opties; Instructies en Trainingen.

Instructie

Tijdens een instructie maak je in groepsverband aan de hand van een presentatie kennis met VISI. Na de presentatie doorloopt een consultant het VISI-platform en toont de werking van de software en de verschillende opties die je hebt als gebruiker. 

Training

Trainingen zijn praktijkgerichte sessies waar projectleden de juiste kennis opdoen voor het gebruik van VISI. Aan de hand van praktische opdrachten op onze cursus laptops leer je stap voor stap het platform kennen. Aan het einde van de training ontvang je een certificaat.

Kleine groepsgrootte garandeert voldoende aandacht

We beperken de trainingsgroepen tot acht deelnemers. Dat verzekert elke individuele deelnemer van voldoende aandacht voor zijn vragen. Trainingen worden zowel bij Bakker&Spees als Incompany verzorgd.

BEKIJK HET TRAININGSAANBOD

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Werkafspraken

Wanneer je met VISI gaat starten is het belangrijk om de juiste verwachtingen te scheppen tussen projectleden en contractpartners. Om je hierbij te helpen hebben we een aantal handige tips om praktische werkafspraken te maken.

Om de juiste verwachtingen te scheppen is het handig om afspraken te maken over hoe je met VISI gaat werken en welke informatie je nodig hebt van je contractpartner. We hebben de belangrijkste werkafspraken gebundeld in een handig document. Deze kun je opvragen bij je accountmanager. Hieronder vind je vast de een selectie van werkafspraken die je in elk geval wilt maken.

 

 

Communiceer alle formele zaken in VISI

Je deelt alle projectinformatie en voert alle formele projectcommunicatie in VISI of legt deze hierin vast. Afspraken hebben pas een status als je ze vastlegt in VISI.

Waarom we dit afspreken:
  • Alle projectinformatie en projectcommunicatie is terug te vinden in één enkel archief.
  • Alle afspraken zijn op één plek terug te vinden, dit voorkomt onduidelijkheid.

 

Leg de volledige besluitvorming vast in VISI

Het begin, de tussenstappen en het eindbesluit leg je vast in VISI.

Waarom we dit afspreken:
  • Als een projectaudit uitgevoerd wordt of een dispuut ontstaat kan eenvoudig worden aangetoond hoe een besluit of definitief document is ontstaan, dat is een vereiste.
  • Als een collega je werk overneemt weet hij of zij hoe besluiten tot stand zijn gekomen.

 

Vorm met VISI een volledig dossier

Zorg ervoor dat je alle archiefwaardige informatie in VISI documenteert. Het project wordt gestart met het delen van de contractstukken door de opdrachtgever. Het project is afgelopen als het werk is opgeleverd en alle transacties op contractvlak zijn afgerond.

Waarom we dit afspreken:

Na afloop van het VISI-project krijg je een VISI-projectarchief toegestuurd, als dit compleet is heb je geen extra werk om een archief bij te houden. Ook je opleverdossier kun je uit VISI halen.

 

Vul duidelijke onderwerpen in bij nieuwe transacties en berichten

Bouw het onderwerp eenvoudig op met minimaal één uniek element. Vermijd daarbij termen die al in de omschrijving van de transactie staan. Bijvoorbeeld: veiligheidsplan (onderwerp document ter acceptatie), notulen week 3 (onderwerp verslagen). Zet nooit het versienummer of de statusinhoud (bijvoorbeeld ‘Slecht asfalt’) van de transactie of een bijlage in de onderwerpsregel.

Waarom we dit afspreken:

Er zullen gelijksoortige transacties en berichten gestart worden, deze moeten van elkaar te onderscheiden zijn. Als de onderwerpen hetzelfde zijn en je naar iets op zoek bent, moet je door de transacties en berichten heen bladeren. Dat kost tijd.

 

Voeg documenten indien mogelijk toe in pdf-formaat

Waarom we dit afspreken:

Pdf is archiefwaardig, word- of exceldocumenten zijn dat niet. Voeg daarom ook altijd de pdf-versie van een document toe, daarvan weten we zeker dat deze conform de digitale archiefwet 10 jaar houdbaar is.

 

Honoreer reactietermijnen

Veel transacties en berichten bevatten reactietermijnen. Wanneer een reactietermijn overschreden wordt, kleurt de transactie waar deze betrekking op heeft rood.

Waarom we dit afspreken:

Een overschreden reactietermijn betekent vertraging voor de transactie en mogelijk ook voor het project. Dat betekent dat er op het gebied van planning en financiën risico’s kunnen ontstaan.

 

Sluit transacties en berichten altijd af

Transacties die nog open staan zijn rood of blauw, afgeronde transacties zwart of roze. Bij openstaande transacties moet de ontvanger van het laatste bericht altijd nog een reactie sturen.

Waarom we dit afspreken:

Als transacties of berichten open blijven staan, ontstaat onduidelijkheid over de uit te voeren taken.

 

Voorkom dubbele informatie in het VISI-bericht en bijlagen

Vul alle benodigde informatie toe aan het VISI-bericht, voorkom dat deze informatie ook nog eens in een bijlage wordt beschreven. Als toch dubbele informatie is opgenomen, is het VISI-bericht leidend.

Waarom we dit afspreken:

Er kan tegenstrijdigheid of onduidelijkheid ontstaan tussen de informatie in het VISI-bericht en de bijlage. Dit kan leiden tot (juridische) onenigheid

 

Wat je nog meer moet weten

Gebruikersaccounts zijn persoonlijk en berichten worden digitaal ondertekend

Naam en e-mailadres van gebruikers zijn gekoppeld aan de accounts, daarmee zijn accounts strikt persoonlijk en niet uitwisselbaar. Werken onder het account van iemand anders wordt als identiteitsfraude gezien.

Wat je moet doen als er zaken gewijzigd moeten worden in jouw project

Als er functionele wijzigingen moeten plaatsvinden binnen jouw project, kun je terecht bij jouw interne contactpersoon. Denk aan het wijzigen van rollen en mandaten binnen projecten. Wanneer er geen intern contactpersoon is, of als deze bijvoorbeeld op vakantie is, dan kun je altijd contact opnemen met je contactpersoon van Bakker&Spees, of met de Servicedesk.

 

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.