Opbouwen in Stamgegevens
Moet je nog beginnen met het opbouwen van Stamgegevens of wil je het beheer van je bestaande Stamgegevensprijslijst beter inrichten? Dan helpt dit artikel je op weg om calculatiesets op een handige en beheerbare manier op te bouwen.
Bepaal je bronnen
De meest voorkomende bronnen zijn:
- Excel-bestanden: bijvoorbeeld zelfgemaakte kengetallen of tarievenlijsten van leveranciers. Lees meer in Inlezen Exceltarievenlijsten.
- Archidat: kengetallen die via een GCS-bestand worden aangeleverd. Lees meer in Inlezen Archidatbestanden.
- GWWkosten: een directe koppeling met GWWkosten.nl. Lees meer in Inlezen GWWkosten via koppeling.
- XML bestanden: exports uit bronsystemen, bijvoorbeeld ERP of SAP systemen. Neem contact op met Bakker&Spees als hier behoefte aan is.
Wij adviseren om voor elke bron een aparte calculatieset aan te maken. Gebruikers van CIVIEL en CALC zijn zich dan bewuster van de bron waaruit prijzen worden gehaald. Voor het beheer raden wij aan om ook per leverancier afzonderlijke calculatiesets aan te maken.
Bepaal detailniveau per calculatieset
Er zijn in totaal vijf rekenlagen waarmee je een calculatie kunt onderbouwen. Lees meer in Rekenlagen in Stamgegevens. Veel organisaties beginnen op tariefniveau en breiden later uit naar werkpakketten, constructies of profielen. Tarieven vormen de rekenlaag waarop de meeste prijswijzigingen plaatsvinden. Werkpakketten, constructies en profielen die hier direct of indirect op zijn gebaseerd, worden automatisch bijgewerkt.
Een prijslijst kan op twee manieren worden opgebouwd. Per calculatieset kun je kiezen welke optie het beste past.
- Optie 1: Alle rekenlagen in 1 calculatieset per bron
- Voordeel: Geen wisseling van calculatieset nodig voor CIVIEL- en CALC-gebruikers binnen dezelfde bron.
- Nadeel: Minder overzichtelijk voor beheer en bulkaanpassingen. Ook is er groter risico op verlies van rekenlagen bij een onjuiste update (vervangen).
- Optie 2: 2 calculatiesets per bron. 1 voor tarieven, 1 voor overige rekenlagen
- Voordeel: Overzichtelijker voor beheerders bij bulkaanpassingen.Ook is er geen risico op verlies van rekenlagen bij een onjuiste update (vervangen).
- Nadeel: CIVIEL- en CALC-gebruikers moeten wisselen van calculatieset als zij per rekenlaag willen werken.
Bepaal beheermethode
Er zijn verschillende manieren om informatie te beheren. Je kunt hierbij ook een combinatie van beheeropties gebruiken.
- Optie 1: Prijzen aanvullen
- Voordelen: Sneller in te lezen. Ook is de wijzigingshistorie zichtbaar op het tabblad Tijdlijn.
- Nadeel: Oude, ongebruikte prijzen blijven bestaan en moeten handmatig worden verwijderd.
- Optie 2: Prijzen verwijderen en opnieuw inlezen (=vervangen)
- Voordeel: Oude, ongebruikte prijzen worden automatisch verwijderd.
- Nadeel: Het inlezen duurt langer, prijshistorie blijft niet beschikbaar in Stamgegevens en de prijzen worden als nieuwe prijzen geregistreerd.
Wij adviseren om prijslijsten altijd aan te vullen wanneer meerdere rekenlagen worden gebruikt. Bevat een calculatieset uitsluitend tarieven, dan zijn zowel aanvullen als vervangen mogelijk.
Prijshistorie terugzien
Er zijn verschillende manieren om prijshistorie te raadplegen.
- Optie 1: Een nieuwe calculatieset aanmaken voor iedere aangeleverde prijslijst
- Voordelen: CIVIEL- en CALC-gebruikers hebben toegang tot oudere prijsinformatie.
- Nadeel: Neemt veel opslagruimte in beslag, maakt Stamgegevens trager en het vergelijkingen tussen calculatiesets kosten extra tijd.
- Optie 2: Gebruikt het tabblad ‘Tijdlijn’ in detailvenster
- Voordeel: Historie is per prijs en per rekenlaag inzichtelijk en alle informatie blijft op één centrale plek beschikbaar.
- Nadeel: Het inlezen duurt iets langer.
Wij adviseren om het tabblad Tijdlijn te gebruiken voor het raadplegen van prijshistorie. Het aanmaken van aparte calculatiesets raden wij alleen aan in specifieke situaties, bijvoorbeeld voor back-updoeleinden.
