Reviewen
Met deze functionaliteit wordt het reviewen van informatie en documenten in VISI gemakkelijk en overzichtelijk.
Een adviesverzoek wordt uitgezet naar meerdere adviseurs tegelijk en wanneer zij afzonderlijk van elkaar de adviesvrager van een reactie met toetsing voorzien, worden de reacties automatisch in een VISI-bericht samengevoegd in een tabel. De adviesvrager kan de tabel daarna naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen en aan de juiste persoon, bijvoorbeeld de contractmanager, toesturen.
Voordelen
- Voor deze taak is geen andere applicatie nodig, alles stappen gebeuren in één vloeiend proces.
- informatie is gemakkelijk te bewerken, het hoeft niet in een apart document te worden samengevoegd en verwerkt.
- Alle doorlooptijden binnen het proces (ook naar de reviewers) worden inzichtelijk.
Tot nu toe verliep het proces in acht stappen:
- De toetscoördinator zet een oordeelverzoek uit naar de toetsers met een verzoek om een document te beoordelen;
- De toetsers schrijven hun bevindingen op in een los toetsformulier;
- Het toetsformulier wordt als bijlage aan het VISI bericht toegevoegd en teruggestuurd naar de toetscoördinator;
- De toetscoördinator ontvangt van iedere toetser individueel een antwoord;
- De toetscoördinator downloadt in ieder afzonderlijk bericht de toetsformulieren;
- De toetscoördinator schrijft de bevindingen over in zijn eigen toetsformulier en combineert de antwoorden;
- De toetscoördinator controleert vervolgens op dubbels en evt. ontbrekende gegevens;
- De toetscoördinator uploadt het nieuwe toetsformulier als bijlage in het VISI bericht met een eindoordeel richting de contractmanager.
Dat kan veel efficiënter, dus samen met onze klanten hebben we een oplossing gevonden.
Met als resultaat dat het proces is teruggebracht tot vier simpele stappen:
- De toetscoördinator zet een oordeelverzoek uit naar de toetsers met een verzoek om een document te beoordelen;
- De toetsers schrijven hun bevindingen direct in het oordeelbericht in het VISI bericht, of zorgen dat het bericht automatisch gevuld wordt door het systeem waarin zij hun toetsing doen (bijvoorbeeld Relatics of Sharepoint);
- De toetscoördinator ontvangt van iedere toetser een antwoord;
- Wanneer de toetscoördinator het eindoordeel met de contractmanager wil delen combineert VISI de toetsvelden uit de antwoorden tot één overzichtelijke tabel. VISI controleert automatisch op dubbelingen en haalt die zo nodig weg.
De tien meest gewaardeerde aspecten
Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.
