VISI-project

Een VISI-project is gebaseerd op een raamwerk dat wordt ingericht op basis van de gemaakte communicatieafspraken tussen de contractpartners. Dit kan bijvoorbeeld een UAVGC of UAV2012 contract zijn.

Binnen een raamwerk zijn onderdelen als gebruikers, rollen en soorten transacties vastgelegd. In het raamwerk wordt aan iedere gebruiker bepaalde rollen gekoppeld. Een rol binnen het VISI-project bepaalt welke berichten voor de gebruiker te zien zijn, welke berichten hij mag aanmaken en welke berichten hij mag beantwoorden. Aan een naam is dus een rol gekoppeld met de bijbehorende rechten binnen een project.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Inloggen in VISI

Elk VISI project is te benaderen via ons online VISI platform. Je hebt een gebruikersnaam nodig om te kunnen inloggen.

Open daarom je internetbrowser, bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox, Chrome of Safari. Ga naar https://visi4.bakkerspees.nl. Werk je op een eigen serveromgeving, vervang ‘visi4’ dan door je organisatienaam. Op de pagina verschijnt een inlogscherm, vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord in.

Log je voor de eerste keer in?

Dan moet je nog zelf een wachtwoord aanmaken. Dit doe je door te kiezen voor ‘wachtwoord vergeten’.

Daar geef je je inlognaam of emailadres op, waarna je een mail ontvangt met een tijdelijk wachtwoord. Na het inloggen ga je naar [ Instellingen], nu krijg je een scherm waar je je wachtwoord kan wijzigen.

Wachtwoord vergeten?

Ga in dat geval ook naar ‘wachtwoord opvragen’ bij het inlogscherm. Nadat je bent ingelogd krijg je een venster te zien met het overzicht van jouw projecten. Als je één enkel project hebt, wordt dat direct geopend.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Hoofdvenster

Nadat je bent ingelogd, wordt het VISI hoofdvenster geopend.

Het hoofdvenster is opgebouwd uit vier onderdelen.

Hieronder vind je een korte uitleg van die onderdelen.

Menubalk

Hier kun je de naam van het project, je gebruikersprofiel en de legenda vinden. Ook kun je hier met het zoekvenster zoeken in alle transacties. Door op de projectnaam te klikken, kun je wisselen wissel je van project.

Transactievenster

De plek waar je de verstuurde transacties terugziet.

Berichtenvenster

Hier wordt de inhoud van de berichten getoond. Dit gebeurt nadat de transactie en/of een bericht is aangeklikt in het transactievenster.

VISI-verkenner

Met de VISI-verkenner kun je nieuwe transacties starten én navigeren in alle onderdelen van VISI, zoals in de verstuurde berichten, de overzichten, het dossier, de project- en gebruikersinstellingen. Op deze plek wordt het projectarchief automatisch opgebouwd. Maar ook de functionaliteiten voor het beheer van de projecten en projectgegevens zitten vind je terug in de VISI-verkenner.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Transactie en berichtenvenster

Het transactie- en het berichtenvenster zijn nauw met elkaar verbonden. Als je in het transactievenster een selectie maakt, toont het berichtenvenster het laatst verzonden bericht binnen deze transactie. Indien je één van de andere berichten aanklikt, wordt dit in het berichtenvenster getoond.

Transactie en berichtenscherm

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Eenvoudige en geavanceerde weergave

Je kunt als gebruiker in ieder project in één muisklik schakelen tussen de eenvoudige en de geavanceerde weergave. Hiermee kun je zelf kiezen welke weergave je wil gebruiken om de informatie in VISI te zien. Zo heb je altijd het overzicht dat bij jou past.

 

Eenvoudige weergave

Standaard start je nu in de nieuwe ‘Eenvoudige weergave’. In deze weergave is het transactieoverzicht vereenvoudigd. Alle transactie-informatie is meteen inzichtelijk ende status van de berichten wordt met handige statusbalken aan de zijkant weergegeven.

 

Geavanceerde weergave

Voor ervaren gebruikers is er de ‘Geavanceerde weergave’. Met deze weergave kun je meer data op je scherm tonen en heb je zelf de vrije keuze in het aan- en, uitzetten, het, verplaatsen en sorteren van kolommen met handige informatie. De status van de berichten wordt weergegeven aan de hand van de kleur van de tekst, of met iconen die je middels de selectie “’Status’” onder [Wijzig kolommen] kunt toevoegen.

Kolommen aanpassen in de geavanceerde weergave

Kolommen instellen doe je in de Geavanceerde weergave middels de knop “[Wijzig kolommen]”. Je kunt kolommen weghalen en toevoegen door op een van de kolommen te staan en op het pijltje te klikken. Ga  vervolgensdan naar [Wijzig kolommen]:, hier kun je aangeven welke kolommen je wilt zien.

Kolommen verplaatsen doe je door een kolom aan te klikken en deze naar de juiste plek te slepen. ‘Onderwerp’ staat altijd vooraan, de kun je niet verplaatsen.

Wil je een kolom groter of kleiner maken? Ga dan naar het einde van de kolom.

Er komt een zwarte pijl tevoorschijn, waarmee je de kolom groter of kleiner maakt.

 

Schakelen tussen de twee weergaven

Boven het transactievenster staat een icoon waarmee je snel kunt schakelen tussen de eenvoudige en de geavanceerde weergave. VISI onthoudt tijdens het wisselen welke transactie je open hebt staan.

Schakelen van de eenvoudige naar de geavanceerde weergave:

Schakelen van de geavanceerde naar de eenvoudige weergave:

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Transactiestatus

Berichten die je verstuurt en ontvangt, hebben een bepaalde status.

Dat zie je in de Eenvoudige weergave aan de kleur van het balkje voor de transactie. In de Geavanceerde weergave wordt de status meegegeven aan de kleur van de tekst en aan het icoontje in de kolom ‘status’. Zie ook de paragraaf “’Kolommen aanpassen in de geavanceerde weergave’”.

Transactiestatus Eenvoudige weergave:

Transactiestatus Geavanceerde weergave:

Blauw – open

Er wordt nog gecommuniceerd over dit onderwerp en iedereen is op tijd met reageren.

Rood – open, te laat

Er wordt nog gecommuniceerd over dit onderwerp, maar iemand is te laat met reageren. De reactietermijn is overschreden.

Zwart – gesloten

Alle communicatie over dit onderwerp is afgerond. Er kan niet meer gereageerd worden.

Roze – gesloten, niet gereed gemeld:

Alle communicatie over het onderwerp is afgerond. Er kan niet meer gereageerd worden. De transactie moet alleen nog gereed gemeld worden door jou. Voor de andere gebruikers is deze transactie zwart.

Gereedmelden

Dik – ongelezen

Deze transactie is nieuw of er is een nieuw bericht ontvangen.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Legenda

De transacties hebben verschillende kleuren die de status van de transactie aangeven.

De legenda waarin deze kleuren staan, kun je opvragen met de knop [Legenda] die rechtsboven in het transactiescherm te vinden is. Bovenin verschijnt het scherm met uitleg. Dit scherm verdwijnt weer, als je er eenmaal op klikt.

Legenda knop

Transactiestatus

Berichten die je verstuurt en ontvangt hebben een bepaalde status. Dat zie je aan de kleur, maar ook in de kolom ‘status’.

Blauw – open

Er wordt nog gecommuniceerd over dit onderwerp en iedereen is op tijd met reageren.

Rood – open, te laat

Er wordt nog gecommuniceerd over dit onderwerp, maar iemand is te laat met reageren. De reactietermijn is overschreden.

Zwart – gesloten

Alle communicatie over dit onderwerp is afgerond. Er kan niet meer gereageerd worden.

Roze – gesloten, niet gereed gemeld

Alle communicatie over het onderwerp is afgerond. Er kan niet meer gereageerd worden. De transactie moet alleen nog gereed gemeld worden door jou. Voor de andere gebruikers is deze transactie zwart.

Gereedmelden
Dik – ongelezen

Deze transactie is nieuw of er is een nieuw bericht ontvangen.

Verzendstatus

Omdat de communicatie tussen twee verschillende partijen loopt via een eigen server (‘postvak’,) wil je zeker weten dat wat jij stuurt ook bij de ander is aangekomen. Bij verzendstatus kun je zien of je bericht inderdaad is aangekomen.

Verzonden

Het bericht is correct verzonden en aangekomen op de server van de ontvangende persoon.

Nog niet verstuurd

Het bericht is nog niet verzonden.

Fout bij verzenden

Het bericht kan niet verzonden worden vanaf de eigen server.

Verzonden, nog geen bevestiging

Het bericht is verzonden, maar nog niet aangekomen op de andere server.

Indien de verzendstatus niet na een halve dag is veranderd in een zwart vinkje, neem dan contact op met je VISI-aanspreekpunt of de servicedesk van Bakker&Spees.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Verkenner

De VISI-verkenner bestaat uit meerdere mapjes. Hier wordt het projectarchief automatisch opgebouwd.

Alle projectdocumenten, transacties en berichten zijn hier gemakkelijk terug te vinden.

Berichten

Bij berichten vind je alle berichten en transacties die verstuurd zijn, zowel openstaande als afgeronde. Voor elke status is er een apart mapje.

Alle berichten

Laat alle transacties, inclusief berichten, zien die al verstuurd zijn.

Te behandelen

Dit is eigenlijk je directe ‘to do list’. Dit zijn alle transacties met berichten waarop jij nog moet reageren, behalve degenen die je hebt doorgestuurd naar derden met bijvoorbeeld een oordeelverzoek.

Te behandelen incl. wachtend op derden

Dit zijn alle berichten waarop jij uiteindelijk moet reageren, inclusief degenen waarbij je nog op antwoord wacht van iemand anders. Als die eenmaal reageert gaat de transactie weer naar ‘Te behandelen’.

Concepten

Hier staan je concept berichten. Dit zijn berichten die je zelf hebt opgesteld maar nog niet verstuurd hebt. Tevens wordt hier je bericht opgeslagen als VISI bijvoorbeeld onverwachts afsluit. Ook kan je hier nu berichten klaar zetten voor de persoon namens wie jij gemachtigd bent. Deze persoon ziet dan dit bericht en kan deze verder afmaken en versturen.

Ongelezen

Toont alle transacties die een ongelezen bericht bevatten.

Uitvak

Mocht een bericht niet verzonden kunnen worden, dan komt dit terecht in het uitvak.

Uitstaand

Laat alle transacties zien waarbij jij nog op een reactie wacht.

Afgerond

Hier staan alle afgeronde transacties. Deze zijn zwartgekleurd en hierin kan niet meer worden gecommuniceerd.

 

Verkenner dicht- en openklappen

Wanneer je meer ruimte wil voor het transactie- en berichtenvenster, kun je het verkennermenu inklappen door onderaan de verkenner op de knop ’Dichtklappen’ te klikken. Klik vervolgens op hetzelfde icoontje op de verkenner weer te openen.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Overzichten

Onder overzichten vind je allemaal realtime statusoverzichten.

Hieronder een voorbeeld van een paar overzichten, maar er zijn er nog veel meer.

Zo kun je een overzicht opvragen van alle documenten die al ter acceptatie zijn ingediend. Of een totaal overzicht van alle termijnen of een overzicht van alle afwijkingen en wijzigingen.

Als je een overzicht aanklikt verschijnt deze in een nieuw tabblad:

Je kunt ook sorteren in de overzichten. Klik op het pijltje naast de kolomtitel en hij sorteer ze op volgorde.

Ook kan je zoeken in een overzicht. Ga daarvoor naar de balk [ zoeken ] en toets een trefwoord in.

Elk overzicht kan ook worden geëxporteerd naar PDF, Excel, CSV en de printer.

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.

Dossier

In het dossier vind je alle bijlagen/documenten en kun je diep in het archief zoeken.

Het dossier kent vier verschillende onderdelen:

Algemene mappen

De algemene mappen zijn mappen die aangemaakt worden door de projectbeheerder en waarin communicatie automatisch geordend wordt. In de meeste gevallen zijn algemene mappen gebaseerd op berichtregels met een keuzelijst, bijvoorbeeld een discipline (technisch of omgevingsmanagement).

Als je in een bericht een discipline kiest, wordt automatisch een mapje aangemaakt waaraan het bericht gekoppeld wordt. Mocht het mapje van de betreffende discipline al bestaan, dan wordt de transactie toegevoegd aan dat mapje. Zo wordt het heel eenvoudig om alle communicatie van een bepaald keuzetype uit de lijst terug te vinden.

Filters

Door gebruik te maken van filters kun je sneller zoeken.

Transactietype

In deze map staan alle transactietypen die verzonden zijn in het project. Door hier op een transactie te klikken krijg je in het transactievenster de verzonden transacties van dat type te zien.

Berichttype

Deze map werkt hetzelfde als de ‘transactietype’ map. Alleen gaat het nu om berichten in plaats van transacties.

Initiator

De initiator is degene die oorspronkelijk met de transactie is begonnen. Met deze filter kun je alle communicatie van een bepaalde initiator zien.

Executor

De executor is degene die het bericht ontvangt en erop gaat reageren. Met deze filter kun je alle communicatie van een bepaalde executor zien.

Persoon

Hiermee kan de communicatie per persoon worden teruggevonden.

 

Bijlagen

Bij het toevoegen van een bijlage heb je altijd de volgende kolommen:

Alles wat daar wordt ingevoerd kan later worden teruggevonden via ‘Bijlagen’ in het ‘Dossier’.

Bestandnaam

Op de naam van de bijlage.

Soort document

Aan de hand van het keuzemenu ‘soort document’ bij het toevoegen van een bijlage.

Kenmerk document

Vrije veld dat je zelf kunt invullen.

Datum document

Datum die je het document meegeeft.

Versie document

Versienummer dat je het document meegeeft.

 

Persoonlijke mappen

Je kunt zelf persoonlijke mappen aanmaken. In een persoonlijke map kun je transacties toevoegen. Dit kan handig zijn als je een vergadering hebt en je bepaalde punten wilt bespreken. Dan hoef je niet steeds op zoek te gaan naar de punten, maar staan ze al in je map. Een persoonlijke map voeg je toe door op het kopje van persoonlijke map te staan en te kiezen voor [rechtermuisknop][Voeg een persoonlijke map toe].

Geef de map een naam en ga daarna in de VISI-verkenner weer naar ‘Alle berichten’. De transacties die daar staan kun je nu één voor één naar de persoonlijke map slepen.

Verwijderen van de map kan ook via de [Rechtermuisknop]

Veelgestelde vragen

Werken met VISI in Internet Explorer

Werk je met VISI Web, dan raden we je aan om niet met Internet Explorer te werken. Betere browsers zijn Edge, Firefox en Chrome. Internet Explorer is verouderd en ondersteunt niet alle nieuwe functionaliteiten van VISI 4.5.

Ik ga een VISI-project verlaten hoe kan ik mijn account overdragen?

Ga je een project verlaten? Dan kun je een opvolger laten instellen. Deze opvolger kan al jouw openstaande acties afhandelen en nieuwe berichten behandelen.Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar onze servicedesk, wij passen dit direct voor je aan! Wil je het niet direct aangepast hebben, laat ons dan weten per wanneer de opvolging in gaat.

Wist je dat downloaden van bijlagen anders werkt per internetbrowser?

Zo zullen Firefox en IE vragen of je het bestand wilt openen of opslaan, maar zal Chrome het bestand direct (dus zonder vraag) downloaden.