Dossier
In het dossier vind je alle bijlagen/documenten en kun je diep in het archief zoeken.
Het dossier kent vier verschillende onderdelen:
Algemene mappen
De algemene mappen zijn mappen die aangemaakt worden door de projectbeheerder en waarin communicatie automatisch geordend wordt. In de meeste gevallen zijn algemene mappen gebaseerd op berichtregels met een keuzelijst, bijvoorbeeld een discipline (technisch of omgevingsmanagement).
Als je in een bericht een discipline kiest, wordt automatisch een mapje aangemaakt waaraan het bericht gekoppeld wordt. Mocht het mapje van de betreffende discipline al bestaan, dan wordt de transactie toegevoegd aan dat mapje. Zo wordt het heel eenvoudig om alle communicatie van een bepaald keuzetype uit de lijst terug te vinden.
Filters
Door gebruik te maken van filters kun je sneller zoeken.
Transactietype
In deze map staan alle transactietypen die verzonden zijn in het project. Door hier op een transactie te klikken krijg je in het transactievenster de verzonden transacties van dat type te zien.
Berichttype
Deze map werkt hetzelfde als de ‘transactietype’ map. Alleen gaat het nu om berichten in plaats van transacties.
Initiator
De initiator is degene die oorspronkelijk met de transactie is begonnen. Met deze filter kun je alle communicatie van een bepaalde initiator zien.
Executor
De executor is degene die het bericht ontvangt en erop gaat reageren. Met deze filter kun je alle communicatie van een bepaalde executor zien.
Persoon
Hiermee kan de communicatie per persoon worden teruggevonden.
Bijlagen
Bij het toevoegen van een bijlage heb je altijd de volgende kolommen:
Alles wat daar wordt ingevoerd kan later worden teruggevonden via ‘Bijlagen’ in het ‘Dossier’.
Bestandnaam
Op de naam van de bijlage.
Soort document
Aan de hand van het keuzemenu ‘soort document’ bij het toevoegen van een bijlage.
Kenmerk document
Vrije veld dat je zelf kunt invullen.
Datum document
Datum die je het document meegeeft.
Versie document
Versienummer dat je het document meegeeft.
Persoonlijke mappen
Je kunt zelf persoonlijke mappen aanmaken. In een persoonlijke map kun je transacties toevoegen. Dit kan handig zijn als je een vergadering hebt en je bepaalde punten wilt bespreken. Dan hoef je niet steeds op zoek te gaan naar de punten, maar staan ze al in je map. Een persoonlijke map voeg je toe door op het kopje van persoonlijke map te staan en te kiezen voor [rechtermuisknop][Voeg een persoonlijke map toe].
Geef de map een naam en ga daarna in de VISI-verkenner weer naar ‘Alle berichten’. De transacties die daar staan kun je nu één voor één naar de persoonlijke map slepen.
Verwijderen van de map kan ook via de [Rechtermuisknop]