Een deelopdracht aanmaken in VISI

Gedurende het project meld je nieuwe deelopdrachten aan via de transactie “Aanmelden: deelopdracht, verzoek uitwerking”. In onderstaande afbeelding wordt het proces van deze transactie weergegeven.

Het proces bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1: Een deelopdracht aanmelden

Het startbericht is “Aanmelden: Deelopdracht, verzoek uitwerking”, dit bericht gaat van directievoerder naar projectleider. In dit bericht wordt de volgende informatie meegegeven:

• Besteksnummer/projectnummer
• Naam Deelopdracht (invoer) – Met dit veld wordt door de VISI software automatisch het onderwerp van de transactie voor je ingevuld.
• Toelichting deelproject
• Geplande start uitvoering

Stap 2: Indienen vragen tbv Nota van Inlichtingen

In het retour bericht levert de projectleider van de aannemer de vragen ten behoeven van de Nota van Inlichtingen aan. Dat kan middels de tabel Vragen Nota van Inlichtingen.

Stap 3: Nota van Inlichtingen

De Nota van Inlichtingen wordt verstuurd middels het retour bericht “Aanleveren Nota van Inlichtingen”. De opdrachtgever kan het antwoord direct typen in het antwoord veld achter de vraag van de aannemer.

Stap 4: Indienen definitieve deelopdracht

De aannemer kan reageren op de Nota van Inlichtingen met de definitieve deelopdracht. Dat gaat middels het bericht “Aanleveren: definitieve deelopdracht inclusief offerte”.

Stap 5: Goedkeuring inclusief opdrachtbrief, of afkeuring en verzoek aanpassing definitieve deelopdracht

Dat kan middels een goedkeuring “Goedkeuring: definitieve deelopdracht en offerte, verstrekking opdrachtbrief”, of middels het bericht “Afkeuring en verzoek aanpassing: definitieve deelopdracht”. Wanneer dit laatste bericht gekozen wordt dient de aannemer een aangepaste versie in.

Stap 6: Gereedmelding

Na de goedkeuring inclusief opdrachtbrief dient de deelopdracht gereedgemeld te worden wanneer deze is uitgevoerd. Dit gaat middels de volgende berichten:

1. Gereedmelding: deelopdracht
2. Acceptatie gereedmelding deelopdracht Of:
3. Niet acceptatie: gereedmelding deelopdracht, aannemer levert bericht 1 opnieuw aan tot gereedmelding wel geaccepteerd is.

Deelopdrachten in keuzelijsten andere processen

Nieuw aangemaakte deelopdrachten verschijnen als keuze binnen de berichten in de keuzelijst “ Deelopdracht (Keuzelijst)”.

Hiermee kan elk ander proces worden gekoppeld aan een specifieke deelopdracht. Zo kan bijvoorbeeld een document ter beoordeling (Inschrijfstaat onderhoud) gekoppeld worden aan een deelopdracht 03.

Informatie per deelopdracht terug vinden

In het leesvenster is de gekozen deelopdracht een hyperlink geworden.

Dat betekent dat je hierop kunt klikken. Alle gekoppelde transacties worden middels tabjes weergegeven bij deze deelopdracht.

Wanneer je op een van de tabjes klikt zie je direct alle transacties die onder die categorie zijn ingediend. Zo heb je direct een beeld van alles wat er is gecommuniceerd over deze deelopdracht.

Overzichten en deelopdrachten

Je kunt op elk moment middels het “Overzicht – Deelopdrachten” onder de knop Overzichten inzicht houden in de status van de diverse deelopdrachten.

Er wordt op dat moment een rapportage geladen met de status van alle aangemelde deelopdrachten in het project. In het overzicht zie je de naam van de deelopdracht, een toelichting, de geplande start en daadwerkelijke start van uitvoering, alsmede de offerte bedragen en de datum van aanmelding. Hiermee krijg je een goed beeld of de deelopdrachten al in uitvoering zijn, en welke bedragen er mee gemoeid zijn.

Binnen projecten met deze deelopdracht functionaliteit zijn ook alle overige overzichten uitgebreid met een kolom “deelopdracht”. Zo zie je direct welke documenten, termijnen, afwijkingen of wijzigingen er zijn gekoppeld aan welke deelopdracht, en wat de status daarvan is. Je kunt vervolgens ook makkelijk in de overzichten filteren op “deelopdracht” zodat je alleen de documenten ziet die zijn gekoppeld aan een bepaalde deelopdracht.

VISI-berichten kunnen op basis van verschillende criteria automatisch worden doorgestuurd naar de juiste rolhouder, bijvoorbeeld op basis van type transactie, type document of labels in berichten.

Voordelen

• De initiële ontvanger krijgt de berichten in zijn of haar postvak en hoeft geen handmatige handelingen te verrichten om de berichten door te sturen, dit scheelt dus ook tijd en geld.
• De uiteindelijke ontvanger ontvangt de berichten sneller omdat deze niet hoeft te wachten voordat deze handmatig worden doorgestuurd.

Bij bepaalde informatiestromen is er mandaat van een bepaalde rolhouder nodig voordat er afspraken gemaakt mogen worden. Mandaat afdwingen maakt het onmogelijk om afspraken te maken zonder dat de juiste rolhouder daar expliciet goedkeuring voor heeft gegeven.

Voordelen

• Rolhouders die geen besluit mogen nemen op een bepaald gebied kunnen dat ook niet;
• Zekerheid dat altijd het juiste proces wordt gevolgd.

In het VISI-platform is het mogelijk om overzichten met informatie binnen projecten te genereren op basis van de informatie die wordt meegegeven in de VISI-berichten. SuperVISI is een functionaliteit waarmee deze informatie wordt gebruikt in overzicht die over alle projecten heen worden gegenereerd. Hiermee kun je actief proces- en datamining toepassen op de informatie in VISI.

De SuperVISI overzichten geven totalen, gemiddelden of berekeningen van alle processen en informatie in alle VISI projecten. Hierdoor ontstaat met een druk op de knop een handig management overzicht. Stuurinformatie als risico’s, financiële voortgang, werkkapitaal, doorlooptijden van processen, kwaliteit van werken, behandeltermijnen, potentiele financiële nalatigheid kunnen in beeld worden gebracht.

Door de overzichten automatisch te versturen kunnen ook leden van het management en directie direct of periodiek op de hoogte gebracht worden van kwaliteit, tijd en geld aspecten van alle projecten.

Bakker&Spees biedt een standaard set aan SuperVISI rapportages bij organisaties met een raamovereenkomst:

• Overzicht gebruik transacties
• Overzicht gemiddeld aantal berichten
• Overzicht documenten en doorlooptijden
• Overzicht personen in projecten

Een VISI consultant kan ook samen met het management overzichten op maat maken.

De tien meest gewaardeerde aspecten

Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.

BENIEUWD NAAR DE ANDERE NEGEN?

Met de geïntegreerde GIS weergave kan informatie over elke transactie waar coördinaten aan zijn gekoppeld worden weergegeven op kaarten zoals de Bgt kaart, TopNL kaart en Luchtfoto. Op de GIS kaart in VISI wordt tevens de status van deze informatie gepresenteerd.

Informatie buiten registreren

Veel informatie in VISI komt van projectleden die buiten aan het werk zijn. Om deze informatie direct en vanaf de bron in het VISI-project te krijgen heeft Bakker&Spees een handige app ontwikkeld. Met de VISI-app kunnen direct afwijkingen, keuringen of meldingen worden geregistreerd inclusief bijlage (bijvoorbeeld een foto) en locatie.

Ieder bericht in VISI kan tot 10GB aan bijlagen bevatten. Om snel te kijken of een document compleet is, of wanneer je het direct wilt beoordelen kun je bijlagen nu direct in de VISI-applicatie openen. Je hoeft daardoor bijlagen dus niet meer eerst te downloaden naar een lokale map voordat je ze kunt bekijken. Om een document direct in VISI te bekijken klik je met je linker muisknop in de bijlagetabel op de bijlage die je wilt openen. In het onderstaande voorbeeld is dit het document “Dummy document.pdf”.

Zodra je het document aanklikt opent het document op de plaats van het berichtvenster.

Je hebt in de document viewer verschillende opties. Zo kun je scrollen langs alle pagina’s, zoeken op specifieke pagina’s, het document downloaden, afdrukken en in- en uitzoomen. Ook is het mogelijk om het document te draaien.

Met de documentviewer is het mogelijk om de meest gangbare bestandstypen te openen, waaronder documenttypen als .pdf, .docx (Word), .xlsx (Excel), en diverse afbeeldingsformaten, zoals o.a. .jpg, .png etc.

De tien meest gewaardeerde aspecten

Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.

BENIEUWD NAAR DE ANDERE NEGEN?

Een adviesverzoek wordt uitgezet naar meerdere adviseurs tegelijk en wanneer zij afzonderlijk van elkaar de adviesvrager van een reactie met toetsing voorzien, worden de reacties automatisch in een VISI-bericht samengevoegd in een tabel. De adviesvrager kan de tabel daarna naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen en aan de juiste persoon, bijvoorbeeld de contractmanager, toesturen.

Voordelen

• Voor deze taak is geen andere applicatie nodig, alles stappen gebeuren in één vloeiend proces.
• informatie is gemakkelijk te bewerken, het hoeft niet in een apart document te worden samengevoegd en verwerkt.
• Alle doorlooptijden binnen het proces (ook naar de reviewers) worden inzichtelijk.

Tot nu toe verliep het proces in acht stappen:

1. De toetscoördinator zet een oordeelverzoek uit naar de toetsers met een verzoek om een document te beoordelen;
2. De toetsers schrijven hun bevindingen op in een los toetsformulier;
3. Het toetsformulier wordt als bijlage aan het VISI bericht toegevoegd en teruggestuurd naar de toetscoördinator;
4. De toetscoördinator ontvangt van iedere toetser individueel een antwoord;
5. De toetscoördinator downloadt in ieder afzonderlijk bericht de toetsformulieren;
6. De toetscoördinator schrijft de bevindingen over in zijn eigen toetsformulier en combineert de antwoorden;
7. De toetscoördinator controleert vervolgens op dubbels en evt. ontbrekende gegevens;
8. De toetscoördinator uploadt het nieuwe toetsformulier als bijlage in het VISI bericht met een eindoordeel richting de contractmanager.

Dat kan veel efficiënter, dus samen met onze klanten hebben we een oplossing gevonden.

Met als resultaat dat het proces is teruggebracht tot vier simpele stappen:

1. De toetscoördinator zet een oordeelverzoek uit naar de toetsers met een verzoek om een document te beoordelen;
2. De toetsers schrijven hun bevindingen direct in het oordeelbericht in het VISI bericht, of zorgen dat het bericht automatisch gevuld wordt door het systeem waarin zij hun toetsing doen (bijvoorbeeld Relatics of Sharepoint);
3. De toetscoördinator ontvangt van iedere toetser een antwoord;
4. Wanneer de toetscoördinator het eindoordeel met de contractmanager wil delen combineert VISI de toetsvelden uit de antwoorden tot één overzichtelijke tabel. VISI controleert automatisch op dubbelingen en haalt die zo nodig weg.

De tien meest gewaardeerde aspecten

Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.

BENIEUWD NAAR DE ANDERE NEGEN?

Het rekenen in VISI kan cijfermatig, bijvoorbeeld door het optellen/aftrekken/vermenigvuldigen van verschillende getallen.  Zo kan je bijvoorbeeld tarieven berekenen door hoeveelheid * eenheidsprijs te doen bij de registratie van hoeveelheden, of aantal licenties * kostprijs.

Er kunnen door de software ook afhankelijkheden van velden ingeregeld worden, wanneer ik bijvoorbeeld in een keuzelijst optie A kies in veld 1 dan worden veld 2, 3 en 4 direct met een gerelateerde waarde gevuld en hoeft men alleen veld 5 te vullen. Terwijl bijvoorbeeld bij optie B velden 2 en 3 handmatig gevuld moeten worden.

De tien meest gewaardeerde aspecten

Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.

BENIEUWD NAAR DE ANDERE NEGEN?