Projectuitdagingen

Het proces: een overzichtelijk raamwerk

Om projecten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en de kans op impasses zo klein mogelijk te houden, horen er nu eenmaal procedures bij projecten. Deze procedures moeten vanwege de juridische consequenties stap-voor-stap gevolgd worden, maar dat kan lastig zijn. Ze zijn ingewikkeld en per situatie verschillend. Het is daarbij ook lastig om de procedures exact te kennen, bij te blijven houden, te zien wat de status is en te bepalen wie op welk moment iets moet doen. Vaak zijn ze voer voor discussie voor juristen, laat staan voor de mensen die er dagelijks mee moeten werken.

Hiervoor is het raamwerk de uitkomst. Een raamwerk omvat alle processen die zich in een project kunnen voordoen. Het is afhankelijk van het project en eventueel het geldende contract (bijvoorbeeld AWVODI, UAV-2012 of UAV-GC) welke processen worden toegevoegd aan het raamwerk. De processen in een raamwerk kunnen aan elkaar gekoppeld worden, waardoor het ene kan overgaan in het andere; een wijzigingsprocedure bijvoorbeeld kan overgaan in een betaalbaarstellingsprocedure. Een proces is een gestructureerd geheel van activiteiten om een bepaalde doelstelling te realiseren. De activiteiten die je moet ontplooien om een doelstelling te realiseren, bestaan uit het versturen van VISI-berichten.

Handmatige Excels worden geautomatiseerde rapportages

Tijdens projecten moet veel informatie handmatig bijgehouden worden in Excelsheets en daarbij zijn een aantal vragen gemoeid, zoals:

• Bij wie staat welke taak uit en wanneer kan er een reactie verwacht worden?
• Welk document is in behandeling en wat is de actuele status: in behandeling, geaccepteerd, niet geaccepteerd, goedgekeurd of afgewezen?

Daarnaast zijn er financiële vraagstukken, zoals:

• Welke termijnen zijn ingediend?
• Wat is de status?
• Welke posten staan er op de factuur: zijn er afwijkingen?
• Wat is de verhouding tussen wat is gefactureerd en de aanneemsom?

Voorheen kostte dit veel tijd en de statussen die bijgehouden worden, zijn nooit actueel. Dat komt omdat iedereen die erbij betrokken is, ze zelfstandig handmatig zou moeten bijwerken. In de praktijk was dat een lastige klus. Met VISI is dat voorbij. VISI verwerkt alle bovenstaande vragen en antwoorden in overzichtelijke rapportages, die ‘real time’ worden bijgewerkt en inzichtelijk zijn.

Personeelswisselingen: kruip in de rol van je voorganger

Projectleden kunnen het  project verlaten en worden dan vervangen door nieuwe mensen.. Als mensen het project verlaten, verdwijnt kennis en is informatie niet meer beschikbaar, onder andere doordat hun mailbox niet meer toegankelijk is. Het is niet onwaarschijnlijk dat het project vertraging oploopt, omdat nieuwkomers bepaalde informatie niet tot hun beschikking hebben en via omwegen op de hoogte gebracht moeten worden. Met VISI wordt de dip in de continuïteit opgevangen met rollenkaarten, definities, machtigingen en opvolgingen. De nieuwe persoon kruipt letterlijk in de rol van zijn voorganger. Zo worden machtigingen, bepaalde opvolgingen en de berichtgeschiedenis overgenomen.

Geen e-mails, maar een audit trail van VISI-berichten

Veel gebruikt, maar niet ideaal én onoverzichtelijk: e-mail. Informatiestromen vanuit verschillende procedures en projecten lopen door elkaar en het is vaak lastig te controleren of de projectprocedures gevolgd zijn. Daarnaast ontvangen projectleden ook informatie die voor hen niet interessant is of worden ze blind in de CC toegevoegd.

VISI communiceert niet meer via de e-mail, maar via de applicatie zelf, die automatisch de berichten op een tijdlijn zet en zo een audit trail aanmaakt. Zo kan je te allen tijde de procedure controleren en berichten terugzoeken. Daarnaast wordt de hoeveelheid ‘spam’ in de vorm van onnodige CC’s vrijwel tot nul teruggedrongen. Hierdoor zie je alleen nog wat relevant is voor je rol en is een overvolle mailbox verleden tijd.