VISI van Bakker&Spees
Met meer dan 15.000 actieve gebruikers van 500 organisaties en meer dan 4000 projecten is Bakker&Spees veruit de marktleider op het gebied van VISI-software. De meeste organisaties kiezen dus voor de VISI-software van Bakker&Spees. Dat is niet voor niets, want alhoewel het VISI keurmerk de basis is van elk VISI-software pakket, valt er wel degelijk wat te kiezen.
Veel gebruikers weten dat VISI de verplichte open standaard is voor bouwprocesmanagement. De standaard schrijft technische aspecten voor waar de software aan moet voldoen. Toch is er een verschil tussen wat de standaard voorschrijft en wat een softwarepakket gebruiksvriendelijk maakt.
De tien meest gewaardeerde aspecten van VISI van Bakker&Spees
Bij Bakker&Spees hebben we de standaard gepakt en bekeken hoe we de alledaagse projectuitdagingen waar veel bouwprojecten tegen aanliepen zo handig en efficiënt mogelijk konden oplossen. Hieronder volgen de tien functionaliteiten van onze VISI-software bovenop de standaard die onze klanten het meest waarderen:
1. Landelijk toegepaste raamwerken
Doorgaans wordt per project bepaald welk type samenwerkings- en contractvorm het meest geschikt is, denk aan de UAV2012, UAV-GC, Bouwteam, BIM, EMVI, Past-performance, STABU etc. Voor al deze samenwerkingsvormen hebben we bij Bakker&Spees standaard raamwerken ontwikkeld. Deze raamwerken passen we toe bij de projecten van al onze klanten. Van Gemeente Amsterdam tot Rijkswaterstaat, van Alliander tot Schiphol, elke klant gebruikt dezelfde landelijke raamwerken. Met een slimme wizard maken wij of jij ze zelf binnen een dag project specifiek. Samen delen we de kennis, dus wanneer een van onze klanten een verbetering aandraagt profiteert gelijk elke VISI gebruiker van Bakker&Spees daarvan. Wil je zelf een raamwerk maken? Dan kun je onze grafische raamwerk editor gebruiken.
2. Raamovereenkomsten en deelopdrachten module
Werk je vaak met raamovereenkomsten en deelopdrachten? Dan weten we van klanten dat het lastig is om grip te houden op de voortgang van al je verschillende deelopdrachten. Bakker&Spees heeft hiervoor handige functionaliteit ontwikkeld bovenop VISI zodat je op een handige manier alle communicatie aan deelopdrachten kunt koppelen en direct de communicatie per deelopdracht zichtbaar hebt.
3. Documentviewer
Wanneer je in VISI werkt ontvang je veel documenten als bijlage in berichten. Bij Bakker&Spees vonden we het niet handig dat je deze eerst moest downloaden om ze te bekijken. Daarom hebben we een documentviewer in VISI gebouwd. Hiermee kun je direct documenten in VISI bekijken en behandelen zonder dat je ze hoeft te downloaden.
4. Reviewen en toetsen in VISI
Het reviewen en toetsen van informatie kan een tijdrovende klus zijn, zeker als je moet wachten op antwoord, herinneringen moet sturen aan toetsers om dat ene document te beoordelen en vervolgens alle informatie moet bundelen. Om dit op te lossen hebben we handige functionaliteit toegevoegd en geautomatiseerd zodat je dit gemakkelijk in VISI kunt doen.
5. Slimme rapportages over al je projecten heen
Door met VISI in je projecten te werken wordt een potentiële goudmijn aan informatie opgebouwd. Wij bieden verschillende mogelijkheden om met data en process mining je (project)organisatie nog beter te laten functioneren. We noemen dit SuperVISI. Met SuperVISI wordt alle realtime-data uit de projecten samengebracht in projectoverstijgende rapportages. Op deze wijze kun je projectoverstijgend sturen en krijg je een compleet overzicht van prestaties op het gebied van proces, financiën, tijd en kwaliteit. Zo heb je bijvoorbeeld op elk moment een overzicht van al je openstaande termijnen en wijzigingen, en kun je deze afzetten tegenover de aanneemsom, zodat je weet wat de financiële voortgang is van alle projecten.
6. Geavanceerde koppelingen met andere systemen
Binnen projecten wordt door je project team meestal niet alleen met VISI gewerkt, maar met verschillende software applicaties. Bakker&Spees heeft de meeste ervaring met het koppelen van applicaties met VISI, en heeft deze koppelingen ook gestandaardiseerd zodat ze bij elke klant kunnen worden toegepast. Koppelen met andere applicaties zorgt voor tijdsbesparing, gemak en veiligheid door minder handelingen en fouten. Ook wordt hierdoor informatie van en voor collega’s beschikbaar die niet in VISI actief zijn.
Leer hier meer over onze slimme koppelingen met o.a.
7. Automatisch doorsturen van berichten
Soms ontvang je vanuit je rol in VISI veel informatie en documenten en moet je deze doorzetten naar collega’s binnen jouw projectteam om ze te laten beoordelen, bijvoorbeeld als je de contractmanager bent. Dit kost veel tijd, tijd die je liever aan andere zaken besteed. Bij Bakker&Spees hebben we hier iets slims voor bedacht, namelijk dat je berichten aan de hand van velden in het bericht automatisch kunt doorsturen naar andere personen binnen het project. Zo kun je bijvoorbeeld een bericht met het label “Technisch management” of type document “Ontwerp” altijd automatisch laten doorsturen met een oordeelverzoek naar de technisch manager. Hierdoor wordt het aantal handelingen en de doorlooptijd van documenten aanzienlijk verkort.
8. Automatische rapportages
Tijdens projecten gebruik je de overzichten in VISI om real-time inzicht en grip te houden op de voortgang van je project. Zo geven ze informatie over de kwaliteit, het verloop en de financiën van je project. Deze overzichten kunnen ook periodiek naar één of meerdere personen in je project worden verstuurd. Wil je dagelijks een rapportage in je mailbox ontvangen van alle openstaande transacties, inclusief de actiehouder? Of wil je elke laatste dag van de maand een rapportage inzien met een overzicht van alle wijzigingen in je project? Je kunt de rapportages geheel automatisch laten maken en versturen naar ieder willekeuring e-mailadres. Zo heb je periodiek overzicht op alle mutaties binnen het project, dat bijvoorbeeld als input voor de bouwvergadering kan worden gebruikt.
9. Rekenen in VISI
Veel mensen gebruiken Excel of andere tools om bedragen of getallen te berekenen voordat ze informatie in VISI zetten. Bakker&Spees heeft handige functionaliteit toegevoegd aan VISI zodat het mogelijk is om te rekenen in VISI zelf. Zo kun je bijvoorbeeld de volledige administratie van je termijn door VISI laten berekenen.
10. Archieven in VISI
Na afronding van een project in VISI wil je nog steeds op elk moment toegang hebben tot de informatie uit het project, bijvoorbeeld voor Asset Management / Beheer. Om dit mogelijk te maken levert Bakker&Spees een archief export. Hiermee kun je op je eigen gemak, zonder speciale software het archief altijd bekijken en dat met dezelfde samenhang die je kent uit VISI.
Wordt het gebruiken van VISI complex door al die extra functionaliteit?
Door alle extra functionaliteit zou je bijna denken dat het gebruik van VISI complexer wordt, maar doordat al deze functionaliteit onder de motorkap zit merk je daar als gebruiker alleen de voordelen van. Bijvoorbeeld door het invullen van een aantal veld wordt automatisch het onderwerp van je transactie samengesteld, een ander veld doorgerekend of data en documenten uit een andere applicatie geladen. Kortom, het scheelt je juist extra handelingen en je loopt veel minder het risico om fouten te maken. Daarnaast besteden we samen met onze gebruikers ook extra veel aandacht aan het zo duidelijk en eenvoudig mogelijk maken van onze VISI-software. Zo hebben we samen met gebruikers een eenvoudige en geavanceerde weergave ontwikkeld, waar je zelf tussen kunt schakelen. Zo bepaal je zelf de lay-out die het beste bij je past.
Nieuwsgierig geworden?
Ben je benieuwd hoe je deze of andere aanvullende VISI functionaliteit op jouw project zou kunnen toepassen? Neem contact op met één van onze VISI-consultants.