Periodieke rapportages
Doordat alle formele communicatie met VISI wordt uitgewisseld, kun je met Periode overzichten altijd real-time inzicht houden in de status van alle aspecten van je project. Een extra handige functie is dat deze overzichten ook automatisch periodiek naar jezelf te zenden. Of regel het via jouw functioneel beheerder dan kunnen de overzichten ook naar andere projectleden toegestuurd worden.
Altijd up-to-date
Voor ieder overzicht in het VISI project kan worden ingesteld dat deze periodiek naar een e-mail adres gestuurd kan worden. Dit kan worden ingesteld door de Functioneel Beheerder. Hierdoor kunnen niet alleen gebruikers van VISI, maar ook andere projectleden of het management op de hoogte worden gesteld van de actuele stand van zaken.
De mogelijkheden voor het automatisch ontvangen van overzichten zijn:
- Dagelijks
- Op werkdagen
- Wekelijks
- Maandelijks
- Iedere laatste dag van de maand
- Per kwartaal
- Per jaar
Zo wordt het mogelijk om bijvoorbeeld iedere week automatisch voor de bouwvergadering een overzicht van alle openstaande acties naar alle projectleden te sturen, of elk kwartaal een financieel overzicht van alle contract wijzigingen en termijnen naar het management.
Zelf je eigen periodieke overzichten instellen
Als je als gebruiker onder “Overzichten” het overzicht hebt gevonden dat je periodiek wilt laten toezenden klik je deze aan met je rechter muisknop. Er opent zich een menu met verschillende opties. De onderste optie is “Overzicht periodiek ontvangen”. Als je deze optie aanklikt verschijnt een menu waarin je kunt kiezen met welke interval je het overzicht periodiek wenst te ontvangen. Zodra je de gewenste optie aanklikt wordt dit opgeslagen en zie je voor het betreffende overzicht een symbooltje. Wanneer je een overzicht niet meer automatisch wenst te ontvangen kies je bij de opties de bovenste optie “Niet”.
Instellen van periodieke overzichten door Functioneel Beheer
Bij het aanmaken van het project zal de functioneel beheerder instellingen kopiëren vanuit het sjabloonproject. Ook de overzichten zullen dan worden aangemaakt in het project. Om een automatische verzending in te stellen ga je als functioneel beheerder naar “Projectbeheer” -> “Instellingen” -> “Overzichtsdefinities”. Vervolgens kies je het gewenste overzicht en klik je op [behandelen]. Selecteer dan “Overzichtsdefinitie wijzigen”. In het bericht dat verschijnt pas je de onderstaande tabel aan, vul hier de frequentie in, de startdatum (laatste keer uitgevoerd) en het e-mailadres van de ontvanger. Voor iedere ontvanger dien je een regel toe te voegen. Om het makkelijk te maken kun je regels ook kopiëren en vervolgens het e-mailadres aanpassen.
De tien meest gewaardeerde aspecten
Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.
