Invullen van een bericht
Iedere transactie bestaat uit VISI-berichten. Ieder bericht weerspiegelt een bepaalde status, afhankelijk van de positie binnen het proces (bijvoorbeeld het aanleveren, of een afkeuring). Bij die status hoort specifieke informatie.
Het VISI-bericht
Een bericht bestaat uit verschillende velden, afhankelijk van de informatie die nodig is. Zo kan een veld een keuzelijst zijn met specifieke labels kenmerkend voor dat proces, data (bijvoorbeeld een reactie termijn) of een bedrag. Een veld kan vrijblijvend of verplicht zijn. Ook kunnen er een of meerdere bijlagen worden toegevoegd.
Het voordeel van deze standaard bericht structuren is:
- Informatie nodig voor de besluitvorming is compleet aanwezig
- Informatie is makkelijk terug te vinden door labels
- Informatie uit het bericht kan worden in de overzichten voor analyses
Invullen van het VISI-bericht
In dit voorbeeld kiezen we voor het [ aanleveren: contractdocument ].
Het contractdocument gaat van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer.
Elke keer als je kiest voor ‘aanleveren: contractdocument’ zal je dezelfde invulvelden zien.
- Bericht omschrijving is standaard al ingevuld.
- Afzender is, indien je een rol meerdere keren actief hebt staan door opvolging en/of machtiging dan kan je bij het behandelen/starten van een transactie de verzender selecteren
- Versturen naar is soms ingevuld, afhankelijk van het bericht. Als er meerdere ontvangers zijn van een bericht (bijvoorbeeld als je iets intern doorstuurt) dan kun je zelf nog aangeven naar wie het bericht toe moet.
- Rood onderstreepte velden of velden met een asterisk (*) zijn verplicht in te vullen velden. Soms zijn dit tekstvelden maar het kunnen ook keuzelijstjes zijn of datumvelden.
- Witte velden zijn optioneel.
Het onderwerp is heel belangrijk, dit is naderhand niet meer te wijzigen en zal dus tijdens de hele communicatie hetzelfde blijven. Termen als versienummer of voorlopig zijn daarom niet handig.
Weet je niet precies wat je moet invullen in een bepaald veld, ga dan met je muis over het vraagteken bij het invulveld. Je krijgt dan een uitleg te zien.
Veel berichten bevatten een reactietermijn, hiermee wordt vastgelegd wanneer de andere partij moet reageren. Als deze termijn wordt overschreden kleurt het bericht rood.