Je kunt op ieder moment je wachtwoord wijzigen.
Om je wachtwoord te wijzigen klik je op instellingen in de navigatiebalk. Wanneer het instellingenscherm is geopend zie je het kopje “Wachtwoord Wijzigen”.
Vul hier je oude wachtwoord in, gevolgd door het gewenste nieuwe wachtwoord. Herhaal het nieuwe wachtwoord ter verificatie nog een keer. Klik vervolgens op opslaan.
Wanneer je binnen VISI een bericht ontvangt, krijg je als gebruiker hiervan standaard een notificatie op je emailadres toegestuurd. Het is mogelijk om deze notificaties per project aan te passen of aanvullende notificaties in te stellen.
Om je e-mailnotificaties aan te passen klik je op “instellingen” in de navigatiebalk. Het instellingenmenu opent vervolgens in een nieuw tabblad. In het instellingenmenu staan de volgende opties:
Standaard staat de emailnotificatie aan voor het verzender van een notificatie voor het bericht waar jij de actiehouder / ontvanger bent. Om deze uit te zetten kun je op het vakje erachter klikken, het vinkje verdwijnt dan. Om de notificatie aan te zetten klik je op het lege vakje, waardoor het vinkje verschijnt. Kies vervolgens onderin het scherm voor “Opslaan”
Het is ook mogelijk om in te stellen dat je een email wilt ontvangen als een reactietermijn van een bericht (bijna) overschreden wordt. Deze notificatie kun je aanzetten door een vinkje te zetten in het vakje achter de tekst “Stuur een email als een reactietermijn verloopt”. Dit is bijvoorbeeld handig als je een herinnering wilt ontvangen een aantal dagen voordat je ergens een antwoord op moet geven.
Wanneer je deze optie selecteert verschijnt de volgende tekst eronder: “Hoeveel dagen voordat een reactietermijn verloopt wil je een email ontvangen?”. Je kunt vervolgens opgeven hoeveel dagen van te voren je deze email wilt ontvangen. Wanneer je bijvoorbeeld een “3” invult, dan zal je drie dagen voor het verlopen van de reactietermijn een herinnering ontvangen per email.
De instellingen gelden per project, dus je kunt per project verschillende notificaties instellen.
In het VISI-platform is het mogelijk om de taal van de software aan te passen, je kan kiezen tussen Nederlands of Engels.
Om de taal van het VISI-platform te wijzigen ga je naar [ instellingen – Taal ]. Geef een vinkje aan bij de taal die je wilt (standaard is Nederlands) en klik op [ opslaan ].
Let op: deze actie veranderd alleen de taal van het VISI-platform. De taal keuze heeft geen invloed op het raamwerk. Deze blijft in altijd in de taal van het contract of proces waarin deze is gemoduleerd.
VISI-berichten kunnen op basis van verschillende criteria automatisch worden doorgestuurd naar de juiste persoon.
Met doorstuurregels is het mogelijk om op basis van diverse criteria een bericht automatisch bij binnenkomst door te sturen naar iemand anders binnen het VISI-project. Zo is het mogelijk om doorstuurregels in te stellen op basis van type transactie, type document of labels in berichten (bijvoorbeeld IPM-discipline of locatie).
Iedere functioneel beheerder kan in VISI doorstuurregels instellen. Om een doorstuurregel in te stellen klik je op nieuwe transactie, en selecteer je de transactie “Doorsturen” en het bericht “Nieuwe doorstuurregel”. In het nieuwe bericht kies je een naam voor de nieuwe doorstuurregel en selecteer je eerst de transactie en het binnenkomende bericht. Vervolgens selecteer je de verzender en ontvanger van dit bericht. Wanneer je het binnenkomende bericht hebt geïdentificeerd, neem je de eventuele criteria op (bijvoorbeeld Simple Element IPM Discipline is gelijk aan waarde “Technisch Management”). Na de criteria benoemd te hebben bepaal je op welke manier het binnenkomende bericht moet worden doorgestuurd. Dit doe je door de vervolgtransactie te selecteren, het nieuwe bericht, degene die het bericht opstelt en de nieuwe ontvanger. Ook bepaal je hier of eventuele bijlagen die waren toegevoegd aan het oorspronkelijke bericht moeten worden meegestuurd.
Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.
Iedere transactie binnen VISI heeft een uniek volgnummer. Dit is een unieke identificatie waaraan je de transactie kunt herkennen. Voor elke nieuwe transactie wordt het volgnummer automatisch met één opgehoogd. Deze volgnummers worden per project ingesteld door de functioneel beheerders.
Wanneer een project wordt aangemaakt worden de instellingen gekopieerd van een sjabloonproject. Om de instellingen toepasbaar te maken voor dit project dienen ze aangepast te worden. Ga in de verkenner naar Projectbeheer -> Instellingen -> Volgnummers. Muteer elk regel en pas daarbij de organisaties aan naar de in dit project aangemaakte organisaties. Pas hierbij niet de organisatie-afkorting, aantal voorlooptekens of de beginwaarde aan.
Naast een uniek volgnummer kan iedere transactie ook een versienummer bevatten. Wanneer binnen een transactie bijvoorbeeld een afkeuring plaatsvindt en een nieuwe versie wordt ingediend kan het versienummer automatisch worden opgehoogd. Hiermee ontstaat een unieke vorm van versienummering.
Versienummers worden ingesteld door de Functioneel Beheerder. Een nieuw versienummer kan worden ingesteld door een nieuwe transactie aan te maken en vervolgens te kiezen voor “Versienummer” en het bericht “Nieuw versienummer”. Versienummers worden altijd gebaseerd op basis van het unieke Volgnummer. Je selecteert eerst het Volgnummer waar het versienummer betrekking op moet hebben. Vervolgens selecteer je het Simple Element (Veld) waar het volgnummer ingevuld moet worden. Tenslotte geef je aan wat de startwaarde moet zijn, bijvoorbeeld 0 of 1.
Het is mogelijk om aan velden in het VISI-bericht al een standaard waarde mee te geven. Hierdoor hoeft niet elk veld door de gebruiker te worden ingevuld. Dit kan middels het aanmaken van een veldgedrag.
Wanneer een project wordt aangemaakt worden standaard instellingen zoals veldgedrag gekopieerd van een sjabloonproject. Een functioneel beheerder kan deze instellingen aanpassen, of nieuwe instellingen toevoegen. Om veldgedrag in een project aan te passen ga je in de verkenner naar Projectbeheer -> Instellingen -> Veldgedrag.
Binnen projecten wordt bijvoorbeeld vaak het contractnummer al standaard ingesteld, zodat dit niet voor ieder bericht opnieuw hoeft te worden ingevuld. Om dit aan te passen selecteer je de regel Contractnummer. Kies voor “Veldgedrag wijzigen” en geef hier de juiste contractnaam in. Let wel, deze omschrijving moet ook aan de contractpartner worden verstrekt ten behoeve van de inrichting van het project aan hun zijde. Stel hierbij in dat de veldwaarde niet mag worden aangepast bij antwoorden.
Een ander voorbeeld van een standaard veldgedrag is de reactietermijn. Door hier een getal in te vullen wordt bij bepaalde berichten de reactietermijn standaard al ingevuld op het voor gedefinieerde aantal dagen.
Door gebruik te maken van filters kun je sneller zoeken. Er zijn vijf verschillende soorten filters; Transactietype, Berichttype, Initiator, Executor en Persoon.
In deze map staan alle transactietypen die verzonden zijn in het project. Door hier op een transactie te klikken krijg je in het transactievenster de verzonden transacties van dat type te zien.
Deze map werkt hetzelfde als de ‘transactietype’ map. Alleen gaat het nu om berichten in plaats van transacties.
De initiator is degene die oorspronkelijk met de transactie is begonnen. Met deze filter kun je alle communicatie van een bepaalde initiator zien.
De executor is degene die een verzoek van de initiator in een transactie afhandelt. Met deze filter kun je alle communicatie van een bepaalde executor zien.
Met deze filter kun je alle communicatie terugvinden die door een persoon in het project is verstuurd.
Doordat alle formele communicatie met VISI wordt uitgewisseld, kun je met Periode-overzichten altijd real-time inzicht houden in de status van alle aspecten van je project. Een extra handige functie is dat deze overzichten ook automatisch periodiek naar jezelf te zenden. Of regel het via jouw functioneel beheerder dan kunnen de overzichten ook naar andere projectleden toegestuurd worden.
Voor ieder overzicht in het VISI project kan worden ingesteld dat deze periodiek naar een e-mailadres gestuurd kan worden. Dit kan worden ingesteld door de Functioneel Beheerder. Hierdoor kunnen niet alleen gebruikers van VISI, maar ook andere projectleden of het management op de hoogte worden gesteld van de actuele stand van zaken.
De mogelijkheden voor het automatisch ontvangen van overzichten zijn:
Zo wordt het mogelijk om bijvoorbeeld iedere week automatisch voor de bouwvergadering een overzicht van alle openstaande acties naar alle projectleden te sturen, of elk kwartaal een financieel overzicht van alle contract wijzigingen en termijnen naar het management.
Als je als gebruiker onder “Overzichten” het overzicht hebt gevonden dat je periodiek wilt laten toezenden klik je deze aan met je rechter muisknop. Er opent zich een menu met verschillende opties. De onderste optie is “Overzicht periodiek ontvangen”. Als je deze optie aanklikt verschijnt een menu waarin je kunt kiezen met welke interval je het overzicht periodiek wenst te ontvangen. Zodra je de gewenste optie aanklikt wordt dit opgeslagen en zie je voor het betreffende overzicht een symbooltje. Wanneer je een overzicht niet meer automatisch wenst te ontvangen kies je bij de opties de bovenste optie “Niet”.
Bij het aanmaken van het project zal de functioneel beheerder instellingen kopiëren vanuit het sjabloonproject. Ook de overzichten zullen dan worden aangemaakt in het project. Om een automatische verzending in te stellen ga je als functioneel beheerder naar “Projectbeheer” -> “Instellingen” -> “Overzichtsdefinities”. Vervolgens kies je het gewenste overzicht en klik je op [behandelen]. Selecteer dan “Overzichtsdefinitie wijzigen”. In het bericht dat verschijnt pas je de onderstaande tabel aan, vul hier de frequentie in, de startdatum (laatste keer uitgevoerd) en het e-mailadres van de ontvanger. Voor iedere ontvanger dien je een regel toe te voegen. Om het makkelijk te maken kun je regels ook kopiëren en vervolgens het e-mailadres aanpassen.
Dit is een van de tien aspecten die onze klanten het meest waarderen aan onze VISI-software.
Algemene mappen zijn mappen die automatisch worden gevuld met VISI transacties. Je vindt ze terug in je VISI-verkenner onder Dossier. De algemene mappen kunnen per project worden ingesteld zodat je altijd de juiste informatie kunt terugvinden.
Algemene mappen worden aangemaakt door de Functioneel Beheerder. Binnen de algemene mappen wordt communicatie automatisch geordend. In de meeste gevallen zijn algemene mappen gebaseerd op berichtregels met een keuzelijst, bijvoorbeeld een discipline (technisch of omgevingsmanagement).
Als je in een bericht een discipline kiest, wordt automatisch een mapje aangemaakt waaraan het bericht gekoppeld wordt. Mocht het mapje van de betreffende discipline al bestaan, dan wordt de transactie toegevoegd aan dat mapje. Zo wordt het heel eenvoudig om alle communicatie van een bepaald keuzetype uit de lijst terug te vinden.
Als Functioneel Beheerder kun je algemene mappen instellen door een nieuwe transactie op te starten en dan te kiezen voor “Algemene Map” en het bericht “Nieuwe Algemene Map”. Vervolgens selecteer je de Simple Element op basis waarvan je de Algemene Map wilt genereren.
Kun je niet vinden waar je naar op zoek bent?
Neem contact met onze specialisten op. Zij staan
klaar om je op weg te helpen!
