VISI van Bakker&Spees is een online communicatieplatform voor het uitwisselen, registreren en analyseren van informatie, volgens vastgestelde berichten en processen.
VISI van Bakker&Spees zorgt voor zekerheid en real-time inzicht in kwaliteit, tijd en geld. Het platform is gebaseerd op de open VISI-standaard. Dit is de verplichte standaard voor bouwprocesmanagement. Je kunt het platform met elk type device benaderen, laptop, tablet of smartphone.
VISI is een verplichte open standaard voor bouwprocesmanagement.
Deze standaard schrijft technische aspecten voor waar de projectcommunicatiesoftware aan moet voldoen. Concreet beschrijft de VISI-standaard een methodiek en format voor het beschrijven van verantwoordelijkheden, interacties en proces workflow tussen actoren in een bouwproject gedurende alle fases van de levenscyclus.
VISI is binnen Nederland ook een verplichte standaard. Als een overheid op zoek is naar een applicatie die dient voor bouwprocesmanagement, zijn ze verplicht om VISI te gebruiken als ze meer dan 50.000 euro investeren in de applicatie. Indien daar vanaf geweken wordt, moet het worden uitgelegd in het jaarverslag. Wil je meer weten over de verplichting van de VISI-standaard?
VISI is de norm in de Europese Unie en Nederland binnen de bouw. Het is de norm omdat het gemeengoed is geworden onder een verscheidenheid van organisaties.
In de GWW en B&U sector wordt VISI gebruikt bij realisatie en onderhoudsprojecten gedurende alle projectfases, bijvoorbeeld bij de projectvoorbereiding en projectuitvoering.
Voorafgaand aan een (eventueel) project maken betrokkenen afspraken over zaken die belangrijk zijn voor de uitvoering, bijvoorbeeld over vergunningen of ontwerpen.
Voorbeelden van VISI projecten:
Na de aanbesteding gaat het project tot uitvoering. Opdrachtgever en opdrachtnemer wisselen alle formele informatie uit met VISI, met de interne projectorganisatie en op contract vlak.
Voorbeelden van VISI projecten:
Voorbeelden van VISI projecten:
Organisatieprocessen buiten bouwprojecten om of die daar een raakvlak mee hebben worden ook gefaciliteerd in VISI.
Organisatieprocessen zoals het halen van mandaat, keuringen, bouwplantoetsing, het inkoopproces of het vergunningenproces.
Processen kunnen ook op maat worden gemaakt en in VISI worden gefaciliteerd.
VISI is gebaseerd op de DEMO methodiek.
DEMO is een afkorting en staat voor Design & Engineering Methodology for Organisations. DEMO werd ontwikkeld aan de Technische Universiteit Delft door Jan Dietz. DEMO is een methode om bedrijfsprocessen te beschrijven, waarbij de nadruk ligt op het handelen van mensen. Meer specifiek, de communicatieve acties van mensen.
Bouwprojecten kennen vele uitdagingen. Er wordt nog veel met Excel gewerkt om overzichten bij te houden. Dat is niet overzichtelijk en bovendien foutgevoelig. Ook wordt vaak e-mail als algemeen communicatiemiddel gebruikt. Na vele jaren van ervaring in deze branche en omdat verschillende partijen dezelfde uitdagingen tegenkomen, hebben we de oplossingen hiervoor ondergebracht in onze VISI-software.
Om projecten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en de kans op impasses zo klein mogelijk te houden, horen er nu eenmaal procedures bij projecten. Deze procedures moeten vanwege de juridische consequenties stap-voor-stap gevolgd worden, maar dat kan lastig zijn. Ze zijn ingewikkeld en per situatie verschillend. Het is daarbij ook lastig om de procedures exact te kennen, bij te blijven houden, te zien wat de status is en te bepalen wie op welk moment iets moet doen. Vaak zijn ze voer voor discussie voor juristen, laat staan voor de mensen die er dagelijks mee moeten werken.
Hiervoor is het raamwerk de uitkomst. Een raamwerk omvat alle processen die zich in een project kunnen voordoen. Het is afhankelijk van het project en eventueel het geldende contract (bijvoorbeeld AWVODI, UAV-2012 of UAV-GC) welke processen worden toegevoegd aan het raamwerk. De processen in een raamwerk kunnen aan elkaar gekoppeld worden, waardoor het ene kan overgaan in het andere; een wijzigingsprocedure bijvoorbeeld kan overgaan in een betaalbaarstellingsprocedure. Een proces is een gestructureerd geheel van activiteiten om een bepaalde doelstelling te realiseren. De activiteiten die je moet ontplooien om een doelstelling te realiseren, bestaan uit het versturen van VISI-berichten.
Tijdens projecten moet veel informatie handmatig bijgehouden worden in Excelsheets en daarbij zijn een aantal vragen gemoeid, zoals:
Daarnaast zijn er financiële vraagstukken, zoals:
Voorheen kostte dit veel tijd en de statussen die bijgehouden worden, zijn nooit actueel. Dat komt omdat iedereen die erbij betrokken is, ze zelfstandig handmatig zou moeten bijwerken. In de praktijk was dat een lastige klus. Met VISI is dat voorbij. VISI verwerkt alle bovenstaande vragen en antwoorden in overzichtelijke rapportages, die ‘real time’ worden bijgewerkt en inzichtelijk zijn.
Projectleden kunnen het project verlaten en worden dan vervangen door nieuwe mensen.. Als mensen het project verlaten, verdwijnt kennis en is informatie niet meer beschikbaar, onder andere doordat hun mailbox niet meer toegankelijk is. Het is niet onwaarschijnlijk dat het project vertraging oploopt, omdat nieuwkomers bepaalde informatie niet tot hun beschikking hebben en via omwegen op de hoogte gebracht moeten worden. Met VISI wordt de dip in de continuïteit opgevangen met rollenkaarten, definities, machtigingen en opvolgingen. De nieuwe persoon kruipt letterlijk in de rol van zijn voorganger. Zo worden machtigingen, bepaalde opvolgingen en de berichtgeschiedenis overgenomen.
Veel gebruikt, maar niet ideaal én onoverzichtelijk: e-mail. Informatiestromen vanuit verschillende procedures en projecten lopen door elkaar en het is vaak lastig te controleren of de projectprocedures gevolgd zijn. Daarnaast ontvangen projectleden ook informatie die voor hen niet interessant is of worden ze blind in de CC toegevoegd.
VISI communiceert niet meer via de e-mail, maar via de applicatie zelf, die automatisch de berichten op een tijdlijn zet en zo een audit trail aanmaakt. Zo kan je te allen tijde de procedure controleren en berichten terugzoeken. Daarnaast wordt de hoeveelheid ‘spam’ in de vorm van onnodige CC’s vrijwel tot nul teruggedrongen. Hierdoor zie je alleen nog wat relevant is voor je rol en is een overvolle mailbox verleden tijd.
Met meer dan 15.000 actieve gebruikers van 500 organisaties en meer dan 4000 projecten is Bakker&Spees veruit de marktleider op het gebied van VISI-software. De meeste organisaties kiezen dus voor de VISI-software van Bakker&Spees. Dat is niet voor niets, want alhoewel het VISI keurmerk de basis is van elk VISI-software pakket, valt er wel degelijk wat te kiezen.
Veel gebruikers weten dat VISI de verplichte open standaard is voor bouwprocesmanagement. De standaard schrijft technische aspecten voor waar de software aan moet voldoen. Toch is er een verschil tussen wat de standaard voorschrijft en wat een softwarepakket gebruiksvriendelijk maakt.
Bij Bakker&Spees hebben we de standaard gepakt en bekeken hoe we de alledaagse projectuitdagingen waar veel bouwprojecten tegen aanliepen zo handig en efficiënt mogelijk konden oplossen. Hieronder volgen de tien functionaliteiten van onze VISI-software bovenop de standaard die onze klanten het meest waarderen:
Doorgaans wordt per project bepaald welk type samenwerkings- en contractvorm het meest geschikt is, denk aan de UAV2012, UAV-GC, Bouwteam, BIM, EMVI, Past-performance, STABU etc. Voor al deze samenwerkingsvormen hebben we bij Bakker&Spees standaard raamwerken ontwikkeld. Deze raamwerken passen we toe bij de projecten van al onze klanten. Van Gemeente Amsterdam tot Rijkswaterstaat, van Alliander tot Schiphol, elke klant gebruikt dezelfde landelijke raamwerken. Met een slimme wizard maken wij of jij ze zelf binnen een dag project specifiek. Samen delen we de kennis, dus wanneer een van onze klanten een verbetering aandraagt profiteert gelijk elke VISI gebruiker van Bakker&Spees daarvan. Wil je zelf een raamwerk maken? Dan kun je onze grafische raamwerk editor gebruiken.
Werk je vaak met raamovereenkomsten en deelopdrachten? Dan weten we van klanten dat het lastig is om grip te houden op de voortgang van al je verschillende deelopdrachten. Bakker&Spees heeft hiervoor handige functionaliteit ontwikkeld bovenop VISI zodat je op een handige manier alle communicatie aan deelopdrachten kunt koppelen en direct de communicatie per deelopdracht zichtbaar hebt.
Wanneer je in VISI werkt ontvang je veel documenten als bijlage in berichten. Bij Bakker&Spees vonden we het niet handig dat je deze eerst moest downloaden om ze te bekijken. Daarom hebben we een documentviewer in VISI gebouwd. Hiermee kun je direct documenten in VISI bekijken en behandelen zonder dat je ze hoeft te downloaden.
Het reviewen en toetsen van informatie kan een tijdrovende klus zijn, zeker als je moet wachten op antwoord, herinneringen moet sturen aan toetsers om dat ene document te beoordelen en vervolgens alle informatie moet bundelen. Om dit op te lossen hebben we handige functionaliteit toegevoegd en geautomatiseerd zodat je dit gemakkelijk in VISI kunt doen.
Door met VISI in je projecten te werken wordt een potentiële goudmijn aan informatie opgebouwd. Wij bieden verschillende mogelijkheden om met data en process mining je (project)organisatie nog beter te laten functioneren. We noemen dit SuperVISI. Met SuperVISI wordt alle realtime-data uit de projecten samengebracht in projectoverstijgende rapportages. Op deze wijze kun je projectoverstijgend sturen en krijg je een compleet overzicht van prestaties op het gebied van proces, financiën, tijd en kwaliteit. Zo heb je bijvoorbeeld op elk moment een overzicht van al je openstaande termijnen en wijzigingen, en kun je deze afzetten tegenover de aanneemsom, zodat je weet wat de financiële voortgang is van alle projecten.
Binnen projecten wordt door je project team meestal niet alleen met VISI gewerkt, maar met verschillende software applicaties. Bakker&Spees heeft de meeste ervaring met het koppelen van applicaties met VISI, en heeft deze koppelingen ook gestandaardiseerd zodat ze bij elke klant kunnen worden toegepast. Koppelen met andere applicaties zorgt voor tijdsbesparing, gemak en veiligheid door minder handelingen en fouten. Ook wordt hierdoor informatie van en voor collega’s beschikbaar die niet in VISI actief zijn.
Leer hier meer over onze slimme koppelingen met o.a.
Soms ontvang je vanuit je rol in VISI veel informatie en documenten en moet je deze doorzetten naar collega’s binnen jouw projectteam om ze te laten beoordelen, bijvoorbeeld als je de contractmanager bent. Dit kost veel tijd, tijd die je liever aan andere zaken besteed. Bij Bakker&Spees hebben we hier iets slims voor bedacht, namelijk dat je berichten aan de hand van velden in het bericht automatisch kunt doorsturen naar andere personen binnen het project. Zo kun je bijvoorbeeld een bericht met het label “Technisch management” of type document “Ontwerp” altijd automatisch laten doorsturen met een oordeelverzoek naar de technisch manager. Hierdoor wordt het aantal handelingen en de doorlooptijd van documenten aanzienlijk verkort.
Tijdens projecten gebruik je de overzichten in VISI om real-time inzicht en grip te houden op de voortgang van je project. Zo geven ze informatie over de kwaliteit, het verloop en de financiën van je project. Deze overzichten kunnen ook periodiek naar één of meerdere personen in je project worden verstuurd. Wil je dagelijks een rapportage in je mailbox ontvangen van alle openstaande transacties, inclusief de actiehouder? Of wil je elke laatste dag van de maand een rapportage inzien met een overzicht van alle wijzigingen in je project? Je kunt de rapportages geheel automatisch laten maken en versturen naar ieder willekeuring e-mailadres. Zo heb je periodiek overzicht op alle mutaties binnen het project, dat bijvoorbeeld als input voor de bouwvergadering kan worden gebruikt.
Veel mensen gebruiken Excel of andere tools om bedragen of getallen te berekenen voordat ze informatie in VISI zetten. Bakker&Spees heeft handige functionaliteit toegevoegd aan VISI zodat het mogelijk is om te rekenen in VISI zelf. Zo kun je bijvoorbeeld de volledige administratie van je termijn door VISI laten berekenen.
Na afronding van een project in VISI wil je nog steeds op elk moment toegang hebben tot de informatie uit het project, bijvoorbeeld voor Asset Management / Beheer. Om dit mogelijk te maken levert Bakker&Spees een archief export. Hiermee kun je op je eigen gemak, zonder speciale software het archief altijd bekijken en dat met dezelfde samenhang die je kent uit VISI.
Door alle extra functionaliteit zou je bijna denken dat het gebruik van VISI complexer wordt, maar doordat al deze functionaliteit onder de motorkap zit merk je daar als gebruiker alleen de voordelen van. Bijvoorbeeld door het invullen van een aantal veld wordt automatisch het onderwerp van je transactie samengesteld, een ander veld doorgerekend of data en documenten uit een andere applicatie geladen. Kortom, het scheelt je juist extra handelingen en je loopt veel minder het risico om fouten te maken. Daarnaast besteden we samen met onze gebruikers ook extra veel aandacht aan het zo duidelijk en eenvoudig mogelijk maken van onze VISI-software. Zo hebben we samen met gebruikers een eenvoudige en geavanceerde weergave ontwikkeld, waar je zelf tussen kunt schakelen. Zo bepaal je zelf de lay-out die het beste bij je past.
Ben je benieuwd hoe je deze of andere aanvullende VISI functionaliteit op jouw project zou kunnen toepassen? Neem contact op met één van onze VISI-consultants.
Kun je niet vinden waar je naar op zoek bent?
Neem contact met onze specialisten op. Zij staan
klaar om je op weg te helpen!
