Met RAW-Administratie houd je snel en eenvoudig je bestekadministratie bij conform de RAW-systematiek en UAV-2012. Wendy, accountmanager CIVIEL, demonstreert in deze video hoe je in een handomdraai weekrapporten, termijnstaten en de staat van afrekening opstelt en eenvoudig meerwerk verwerkt. Na het bekijken van de video is het nog simpeler om te begrijpen hoe CIVIEL 9 werkt en wat er is veranderd ten opzichte van CIVIEL 8.6. Ideaal voor als je hiervoor 8.6 gebruikte of als je een nieuwe CIVIEL-gebruiker bent.

Koppeling met VISI

VISI is een communicatieplatform dat je gebruikt voor het vastleggen van afspraken tussen jou, je collega’s en contractpartners. Met de koppeling tussen CIVIEL en VISI kan je de ingevulde invullijsten, weekrapporten en termijnstaten in PDF naar VISI versturen. Zo versnel je de administratieve processen en optimaliseer je het projectbeheer behoorlijk.

• Ingevulde invullijsten, weekrapporten en termijnstaten als PDF naar VISI versturen
• Ingevulde weekrapporten in Bakker&Spees formaat (.wbst) versturen als beide partijen met CIVIEL werken
• Neem metagegevens zoals week- of termijnnummers, data en bedragen direct over

Om met de administratie te beginnen is er in principe een bestek nodig.

Bestek openen

Er zijn meerdere manieren om aan het bestek komen:

• het RSX (als opdrachtgever)
• je calculatie (als aannemer)

Open het bestek of je calculatie via [Bestand][Openen] en ga naar de module A (mocht je daar nog niet in zitten.

Ben je aannemer en werk je verder met je eigen calculatie, dan kun je dit artikel overslaan en verder gaan naar [het definitief maken van de administratie]

Prijs invoeren
Als het RSX geopend is dan zitten er nog geen prijzen in het bestand, maar deze heb je natuurlijk wel nodig. Je kunt dit op twee manieren doen:

• Het ZSX (digitale zelfstandige inschrijfstaat) van de aannemer inlezen
• Handmatig de prijzen invoeren

Importeren van inschrijfprijzen via een ZSX
Het importeren van een ZSX-bestand is de snelste manier. De meeste RAW-calculatieprogramma’s kunnen een ZSX maken. Dit is een officieel uitwisselformaat in de RAW-systematiek. Er zijn twee manieren om deze in te voegen.

Methode 1: via [Inhoud]:

• Navigeer naar [Inhoud][Invoegen] en selecteer [Inschrijvingsstaat inlezen]
• Er opent een nieuw menu waar het bijpassend *.ZSX-bestand geselecteerd kan worden.

Methode 2: via [Info][Administratie]:

• Navigeer naar [Bestand][Info][Administratie]
• Onder het Status menu is de optie [Inschrijfprijzen uit een ZSX-bestand inlezen]

Klik deze knop aan en selecteer het juiste *.ZSX-bestand.

Je kunt checken of dit is goed gegaan door naar het tabje [Inschrijfprijzen] te gaan, hier zie je alle inschrijfprijzen. Ook zie je de aanneemsom bovenin de knoppenbalk staan. Als deze klopt, dan kun je verder met [het definitief maken va de administratie]

Handmatig prijzen invoeren
Heb je geen ZSX gekregen, dan kun je de inschrijfprijzen handmatig invoeren.

• Ga naar het tabje [Inschrijfprijzen] en vul handmatig alle bedragen in.
• Je kunt de kolom [prijs per eenheid] of [bedrag] gebruiken.

Check of de aanneemsom klopt met de inschrijving van de aannemer, je kunt pas verder als deze precies hetzelfde is. De aanneemsom vind je op de knoppenbalk.

We gaan nu verder naar het Definitief maken van de Administratie

Voordat je met de Administratie kunt starten moet je nog wat belangrijke gegevens zoals de [aanvangsdatum] van het werk invoeren. Dit doe je bij de [Eigenschappen van de Administratie]

Wanneer je een nieuwe Administratie start kom je automatisch in bovenstaand scherm. Mocht je hier op dit moment nog niet in staan, ga dan naar [Bestand] [Info] [Administratie].

In dit scherm kun je bepaalde instellingen voor de administratie invullen. Zo is het belangrijk dat je de aanvangsdatum werk invult, dan weet CIVIEL wanneer werkweek 1 is.

Vul de volgende velden in:

Aanbestedingsdatum
Wanneer het bestek is aanbesteed, dit is belangrijk als je gebruikt maakt van de [Risicoregeling]

Aanvangsdatum
Op welke dag het werk gaat beginnen, dit is werkweek 1 voor CIVIEL.

Aantal weken per termijn
In de RAW is dit standaard 4 weken, maar dit kun je hier aanpassen naar langer of korter.

Status
Als alle instellingen goed staan verander je de status naar [In uitvoering] en kun je gaan beginnen met het opstellen van weekrapporten.

Ophoog percentage verrekenprijzen
Het standaard ophoogpercentage voor de overschrijdingen is een optelsom van het percentage van de Algemene kosten + Winst en Risico van de aannemer. Als hier andere afspraken over zijn gemaakt in deel 3, dan kun je hier vanaf wijken en zelf een ophoogpercentage invoeren.

Uitvoeringskosten, Algemene kosten & Winst & Risico
Standaard zal CIVIEL deze zelf uitrekenen naar rato van de verwerkte hoeveelheden, wil je dit zelf invoeren kies dan voor [handmatig].

Korting
Ook de korting wordt standaard naar rato van de verwerkte hoeveelheden berekend, maar je kunt deze ook weer handmatig afboeken.

Herziene verrekenprijzen
Als een post met meer dan 110% overschrijd, dan zou je met elkaar een nieuwe prijs kunnen afspreken. Deze prijs vul je in bij de [Herziene verrekenprijzen].  Met deze optie kun je aangeven wanneer je met deze nieuwe prijs wilt gaan rekenen, direct in de termijnen of pas op de staat van afrekening. Wij raden aan om dit direct in de termijn af te rekenen.

Risicoregeling GWW
Heb je een raambestek aangenomen en mag je gebruik maken van de Risicoregeling cijfers GWW, zet dan deze optie aan. Belangrijk: dit is een aparte module in CIVIEL, geen standaard functionaliteit. Meer informatie over hoe de risicoregeling werkt: Risicoregeling

Kostenverdeling
Zijn er meerdere financieel verantwoordelijken voor een bepaald bestek, dan kun je deze kostenplaatsen per bestekpost toewijzen middels de kostenverdeling. Meer informatie over hoe de kostenverdeling werkt: Kostenverdeling.

Heb je alles goed ingevuld, zet de [Status] van het werk op [In uitvoering]. Druk op de knop [Ga naar de Administratie] om je eerste weekrapport in te voeren.

Het weekrapport is de plek waar je tekstuele opmerkingen kan geven over het project, die belangrijk zijn om met je contractpartner te delen of die je zelf belangrijk vind. Denk hierbij aan de weersomstandigheden, wijzigingen in het werk of een nieuwe tekening.

Geef eerst bij [Week] aan voor welke week je het weekrapport wilt gaan invoeren en kies daarna voor de tab [Weekrapporten].

Aan de linkerkant zie je 10 kopjes die je kunt invullen, bij bijna elk kopje kun je tekst en afbeeldingen toevoegen.

Afspraken
Hier kun je informatie neerzetten dat gaat over afspraken, bijvoorbeeld wanneer de nieuwe bouwvergadering is of een andere aanpak in het werk.

Materieel
Hier kun je een tabel invoeren en aangeven welk materieel stuk op welke dag en voor hoeveel uur op het werk was. Je maakt een nieuwe regel aan door in het witte stuk te dubbelklikken of te kiezen voor de knop [Nieuw materieel]. Ook kun je onder de tabel nog een tekstuele toelichting geven.

Bouwstoffen
Als je veel stortkosten hebt, dan zou je hier kunnen opgeven wat er allemaal is verwerkt. Je gebruikt dan nu geen uren, maar bijvoorbeeld tonnen of m3.

Personeel
Werkt hetzelfde als bij [Materieel]

Stukken
Mochten er nieuwe tekeningen of andere stukken zijn, dan kan dit hier worden vermeld.

Wijzigingen
Wijzigingen in het werk dien je hier op te geven, bijvoorbeeld meerwerk op een bepaalde posten of een andere uitvoeringswijze.

Weer
Via de knop [Weer] in de knoppenbalk kun je de weersomstandigheden ophalen van die week. Dit kan ook met terugwerkende kracht. Geef in de Verkenner op om welke locatie het gaat en CIVIEL haalt die informatie op. Door een vinkje neer te zetten kun je zelf aangeven welke weersomstandigheden je wilt ophalen. Dubbelklik om het weer in je weekrapport te zetten.

Werkbare en onwerkbare dagen
Wil je bijhouden hoeveel werkbare en onwerkbare dagen er in het werk zitten, vul deze tabel dan in. Onwerkbare dagen gaan per dagdeel, dus 0,5 of 1.

Opmerkingen
Wil je nog andere informatie delen maar kun je het niet kwijt in de andere kopjes, dan kun je dit vermelden bij opmerkingen.

V&G
Het laatste kopje is V&G, hier kun je alle opmerkingen neerzetten omtrent V&G zaken. Denk hierbij aan toolboxmeetings, een melding die je hebt gegeven aan een personeelslid voor het niet dragen van een helm of een ongeval op het werk.

Als je het weekrapport heb in gevuld kun je verder gaan het [opvoeren van de verwerkte hoeveelheden] (producties).

Binnen het hele pakket kun je notities aanmaken, dit zijn vaak interne notities. In de Administratie kun je ook externe notities maken en meesturen in je rapporten.

Binnen CIVIEL RAW-Administratie heb je twee soorten notities, interne en externe notities.

Interne notities zijn:

• Lichtpaars (net als in de rest van de software)
• Hebben een pijltje naar beneden

Externe notities zijn:

• Donkerder paars
• Hebben een pijltje naar boven

Je kunt de externe notitie zien als de vervanger van de [opmerkingen] in CIVIEL 8.6.
Per afdruk kun je aangeven welke notities je wilt afdrukken: