Als een afwijking op een post meer dan 10% is, dan kun je met elkaar een nieuwe prijs afspreken voor de onder- of overschrijding.

De herziene verrekenprijs kun je invoeren bij het tabje [Herziene verrekenprijs]

Hier zie je ook de originele inschrijfprijs en de ‘standaard’ verrekenprijs (inschrijfprijs + AK & WR %). Let op, zorg ervoor dat je in deze herziene verrekenprijs ook je eventuele staartkosten verwerkt, deze gaan hier niet meer overheen.

Bij de [Eigenschappen van de Administratie] kon je opgeven hoe je wilde dat CIVIEL om zou gaan met de herziene verrekenprijs. Afhankelijk van je keuze zal je deze nieuwe herziene verrekenprijs op je termijnstaat zien of pas bij de verrekening van het meerwerk op de Staat van afrekening.

Belangrijk om te weten is dat er pas met de herziene verrekenprijs pas in werking mag gaan als de afwijking meer dan 10% is.Vanaf dat moment wordt voor de complete over- of onderschrijding de herziene verrekenprijs berekend, ook de eerste 10%.

En andere manier om dit meerwerk te registreren is via een Bestekwijziging.

Bij de eigenschappen van de administratie geef je aan hoeveel weken er in een termijn zitten. Dit kun je ook later per termijnstaat nog aanpassen.

Ga naar het tabblad [Termijnen], hier zie je een overzicht van al je termijnen.
Pas de datum aan door naar het veld [T/m] te gaan en een nieuwe datum te kiezen.

Snel terug zien wanneer je wat op welke post hebt opgevoerd.

Als je wilt weten wanneer je wat op welke post hebt opgevoerd, dan kun je dit snel zien door de post open te klappen. Per week zie je de ingevoerde hoeveelheden.

Een andere manier is door de afdruk [Postenboek] te genereren, dan zie je ook per post wat op welke datum is opgevoerd.

De kostenverdeelfunctie maakt het mogelijk om de kosten van een project te verdelen over verschillende financieel verantwoordelijken.

Activeren van de kostenverdeling

Zet het vinkje [Kostenverdeling] aan als je de [Eigenschappen van de Administratie] aan het invoeren bent.

Heeft het bestand al de status [In uitvoering] zet deze dan even op voorlopig, zet het vinkje voor de [Kostenverdeling] aan en zet de status weer op [In uitvoering].

Ga naar de administratie toe om verder te gaan.

Lijstje van kostenplaatsen

Eerst is het belangrijk om op te geven welke kostenplaatsen er allemaal zijn. Ga hiervoor naar [Beheer][Kostenplaatsen]. Via het + kun je de verschillende kostenplaatsen invoeren. Als je klaar bent kun je op het X in de rechterhoek klikken. Invoeren hoeft maar één keer, CIVIEL onthoudt dit voor een volgend bestek.

Kostenplaatsen toewijzen

Ga naar de tab [Kostenverdeling] hier zie je een overzicht van de ingevoerde kostenplaatsen. Dubbelklik op een kostenplaats, geef aan welke posten er bij deze kostenplaats horen en bevestig dit met [OK]

Geef per bestekpost op welk percentage (of bedrag) deze kostenplaats op zich zal nemen. Als je het percentage invult, dan rekent CIVIEL automatisch het bedrag uit. Ook kun je aangeven dat mocht de post overschrijden, wie deze overschrijding dan voor zijn rekening neemt.

Dit kun je zo voor de verschillende kostenplaatsen invoeren.

Totaal overzicht per kostenplaats

Ga naar [Bestand][Afdrukken][Kostenverdeling] en kies voor de optie [Inschrijfstaat]. Je ziet nu een totaaloverzicht voor de kosten per kostenplaats. Indien gewenst kun je dit per bestekpost laten zien, kies dan voor de optie [Bestekposten]

Afdrukken

Als je eenmaal bent begonnen met het invoeren van het weekrapport kun je na vier weken een termijnstaat maken en afdrukken. Wil je zien wat de kosten per kostenplaats zijn, ga naar [Afdrukken][Kostenverdeling] en kies nu voor de optie [Termijnstaat].
Ook hier kun je weer kiezen om de bestekposten wel of niet te laten afdrukken.

Andere print opties zijn:

• Staat van afrekening
• Vergelijking budget en kosten

P.S. Wij zijn nog bezig met het verder ontwikkelen van de kostenverdeling zodat het nog makkelijker is gebruik is.

Aan het einde van het werk wordt de balans opgemaakt, wat is er allemaal verwerkt, wat niet en wat is al het extra werk geweest. Dit overzicht kun je genereren door middel van de staat van afrekening.

De Staat van Afrekening heeft een vaste structuur. De eerste pagina’s tonen het overzicht van alle posten waarop meer- en minderwerk heeft plaatsgevonden. Posten die voor 100% zijn verwerkt worden dus niet getoond.  Bij het afdrukken kun je kiezen om de verrekenbare posten, de niet-verrekenbare posten en de vervallen posten op te splitsen zodat er een duidelijk overzicht ontstaat.

Hierna volgt er een overzicht van alle extra declaraties, bestekwijzigingen en inhoudingen en bijbetalingen. De eindtotalen van deze pagina’s worden getoond op het blad met de titel ‘Eindbedrag’. De pagina ‘Eindbedrag’ maakt de balans op van het werk. Op deze pagina worden alle bedragen samengevat en gesommeerd ten opzichte van de aanneemsom. Op basis van deze opsomming wordt de eindbetaling vastgesteld.

 Rekenvoorbeeld:

• Vier bestekposten met een hoeveelheidsresultaatsverplichting van 100 st.
• Twee zijn verrekenbaar en twee niet verrekenbaar
• De inschrijfprijs is € 1,00 per stuk
• W&R is 10%, verder zijn er geen staartposten ingevuld.
• Er wordt steeds niets op verwerkt of dubbel verwerkt.
• De aanneemsom is € 440,00 .
• Er is 1 termijnstaat definitief verklaard.

Op de termijnstaat:

Het overzicht van termijn 1 ziet er zo uit:

Nu gaan we naar de Staat van Afrekening. Eerst zien we het blad met het meer- en minderwerk:

Daarna gaan we door naar de pagina ‘Eindbedrag’, deze heeft altijd dezelfde opbouw:

Aanneemsom
Dit is de aanneemsom van de inschrijving.

Meerwerk verrekenbare posten
Dit is het totaal van al het meerwerk op verrekenbare posten (ook wat al afgerekend is in de termijnen). Dus al het meerwerk afgerekend tegen (herziene) verrekenprijs.

Rekenvoorbeeld:
Op de bestekpost 100020 is een dubbele hoeveelheid verwerkt, namelijk 200 st i.p.v. 100.
De 100 st worden afgerekende tegen de verrekenprijs dus 100 x € 1,10 = € 110,00.
Dit bedrag is betaald in termijn 1.

Minderwerk verrekenbare posten
Dit is het totaal van alle minderwerk op verrekenbare posten, het minderwerk weet je pas aan het einde van het werk. Al het minderwerk wordt ook afgerekend tegen de (herziene) verrekenprijs.

Rekenvoorbeeld:
Op post 100010 is niets verwerkt. De -100 st worden afgerekend tegen de verrekenprijs, dus -100 x € 1,10 = € -110,00.

Meerwerk niet verrekenbare posten
Dit is het totaal van al het meerwerk op de niet-verrekenbare posten, met een marge van 10%. Het meerwerk gaat tegen de (herziene)verrekenprijs en gebeurd in principe in de termijn waarin het meerwerk heeft plaats gevonden.

Rekenvoorbeeld:
Op de bestekpost 100040 is een dubbele hoeveelheid verwerkt (200 st). Van de 100 st extra wordt eerst 10% afgehaald, dus 90 st.  De 90 st meerwerk zijn afgerekend voor de verrekenprijs dus 90 x € 1,10 = € 99,00 meerwerk.

Minderwerk niet verrekenbare posten
Dit is het totaal van al het minderwerk op de niet-verrekenbare posten, met een marge van 10%. Het totaal minderwerk is pas duidelijk op de Staat van Afrekening.  Het minderwerk gaat tegen de (herziene)verrekenprijs.

Rekenvoorbeeld
Van post 100030 is niets verwerkt. Het minderwerk is dus 100 st, maar omdat het een niet verrekenbare post is gaat er 10% marge van af. Dus -90 x € 1,10 = € -99,00

Bestekwijzigingen
Opsomming van alle bestekswijzigingen die in het werk hebben plaatsgevonden.

Extra declaraties
Opsomming van alle declaraties die zijn ingevoerd.

Totaal telling meer en minderwerk
Al het meer- en minderwerk wordt nu van elkaar afgehaald. Mocht hier een negatief bedrag uitkomen, dan geldt de 10% minderwerkregeling.

Minderwerk 10% regel
Indien de som van alle voorgaande regels een negatief getal oplevert (oftewel het minderwerk is groter dan het meerwerk), dan wordt over de waarde 10% berekend en meegeteld in de optelling. Het restant wordt van de aanneemsom afgehaald.

Inhoudingen en bijbetalingen
Inhoudingen en bijbetalingen worden niet gezien als minderwerk, maar echt als een boete, of juist een bonus. Dit wordt daarom nu pas verrekend.

Totaal termijnen
Alles wat al betaald is in de termijnen, wordt nu ook van de aanneemsom afgetrokken.

Te declareren
Het bedrag wat hier komt te staan is het bedrag wat de aannemer nog mag factureren. Staat hier een negatief bedrag, dan moet de aannemer geld terugbetalen aan de opdrachtgever.

Rekenvoorbeeld
In dit geval krijgt de aannemer nog € 11,00.
Dit zit vooral in de verrekening van het minderwerk van de N-posten. De N-post wordt ‘maar’ 90% tegen de verrekenprijs  afgerekend en de originele inschrijfprijs lag wat hoger. Daarom blijft er na het aftrekken van de reeds uitbetaalde termijnen nog een bedrag van € 11,00 over ten opzichte van de aanneemsom.

Andere belangrijke dingen om te weten:

• EUR-posten worden altijd 100% volgeboekt op de Staat van Afrekening door CIVIEL, ook als je zelf niets hebt ingevoerd.
• Uitvoeringskosten worden altijd 100% uit betaald, ook als de helft van het werk niet is doorgegaan.